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数码照片档案管理方法与程序 业务科:李东红 2008.5 主要内容： 一、数码照片的归档范围 二、数码照片的归档要求 三、数码照片的归档流程 一、数码照片的归档范围 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002）3.1条款，对电子文件定义为，“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”数码照片其实质就是电子文件，准确地说是图像文件 。 《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002） 4.1 收集范围 4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。4.1.3 其他具有保存价值的照片。 注意事项： 选择性归档 一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片、 而是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片 进行归档。 归档照片数量 各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实 际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。 其他适用情况 通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适 用 二、数码照片的归档要求 要求： 　4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 　4.2.3 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点4.2.4 底片、照片、说明应齐全。4.2.5 底片与照片影像应一致。建立健全相关制度 照片分辨率与格式 单张数码照片文件分辨率应在1280X960以上（采用三百万像素以上），数码照片的存储格式应JPG。 双轨保存制（即归档的文件仍需打印成纸质件保存） 三、数码照片归档流程 一、归档前期工作（摄影人或责任科室负责） 1、挑选数码照片 2、冲印数码照片 3、移交归档照片 二、具体归档工作（档案室负责完成） 1、实体照片归档 2、数码照片归档 三、光盘的编号与保管 （一）归档前期工作之一——挑选照片 如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的，注意量的控制 如何分组：并非同一类照片为一组，而是同一次活动、事件、会议的照片为一组 如何编写总说明与分说明 　总说明：对本组照片作简单说明，包括六要素： 事由、 时间、地点、人物、背景、摄影者。 照片分说明：说明每组内单张照片的具体情况（如对人物姓名、职务、位置、行为的说明等等）。 照片号/底片号　　　　　　　　　 　　桐庐县档案学会第四次会员大会于2008年4月26日在县政府会议中心第一会议室召开。会议由哪些人参加，由谁主持，哪些人作了报告，会议结果等。 　　　桐庐县档案局李某某摄 文书档案9-2008-Y-12 （一）归档前期工作之二——冲印照片 冲印数量——数码与实体一一对应 所有挑选出归档的照片全部冲印 冲印方式 专门数码照片冲印点冲印。 冲印大小 全部5寸，珍贵的照片可冲印大幅照片。 （一）归档前期工作之三——移交照片 移交手续 1、移交签字—移交单 2、移交清单—移交明细 移交存储：不可存储在系统盘（即不可存在C盘下） 移交内容：实体照片、数码照片、文字说明三者必须同时移交 移交时间：各单位自定，提倡照片形成一周后移交档案室，即随时移交。 （二）具体归档工作之一——实体归档 归档方式：与传统照片归档相同，可以与传统照片连用、混用。 分类方法：类别—年度 归档要求：按组归档 编号方法：全宗号—目录号—案卷号—照片号 （二）具体归档工作之二——数码归档 设置类文件夹，将组文件夹对号入座（示例） 组文件夹重新命名（示例） 组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简单说明 如：12-8-3-(12-18)2005全区档案工作会 每张数码照片重新命名（示例） 数码照片题名格式： 全宗号-目录号-案卷号-照片号+本张照片的简单说明 检查组题名，对不符合六要素要求进行修改 刻录光盘： 一次性写入不可擦写光盘，一式两份 （三）光盘的编号与保管 存放位置：放入光盘盒中。 编号： 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水