如何落实社区SP之执行.pptVIP

如何落實社區SOP之執行 主講人：汪木水 100 年 4 月 19.20 日 何謂ＳＯＰ 何謂【SOP】： 將重覆性的工作流程整理成作業程序文件並將它標準化。可作為改善流程、教育訓練、時間管理、大量生產、數據化等管理工具使用的第一步。將原本模糊不清、界限不明、方法各異的作業流程，歸納整理成可以文件化描述的程序。 如何落實社區SOP之執行 除管理委員會另有規定外，公司現場駐點人員應依公司制訂之【管理人員工作說明書】落實執行各項標準流程。 如執勤作業、門禁管理、車輛管理、信件管理、費用代收管理、緊急突發狀況應變等 如何防範社區意外之發生 【預防勝於治療】 就相關公共設備而言： 廠商是否落實保養，有無維護失當之情況【案廠主管應於每月定期保養時抽空會同保養人員瞭解維護情況】【並詳閱維修單上是否載記需更換之設備】應回報管理委員會做議決。 就社區門禁管制而言： 現場執勤人員應依訪客流程，辦理一切相關手續(防止不必要之事件發生)。 就社區相關修繕及特定清潔而言： 應張貼公告告示所有住戶，該時段勿靠近施工地點，防止意外發生。案場執勤人員應不定期巡視社區(各樓層、社區死角等)有無瓦斯異味、燒炭情形。平日社區公關應做好，如發現住戶異樣應多關心，或回報公司主管協助處理，必要時應通知該戶家人。 社區管理人員之工作職掌 執勤作業-5.2 門禁管理-5.3 車輛管理-5.4 信件管理-5.5 費用代收管理-5.6 緊急突發狀況應變-5.7 執勤作業 5.2.1 管理人員依「每月排班表」(QS90101)所排定之班次服勤，若有問題時，應向主管報告。 5.2.2 執勤時應將所發生之事項記錄於「外勤工作日報表」(QS090102)，以利改善及備查。 5.2.3 記錄簿各項登錄之書寫應力求工整、詳盡，尤其是時間要正確記錄。 5.2.4 隨時注意查看監控螢幕。 5.2.5 受信總機發報時之處置 (A) 應沉著冷靜查看，判斷真實或誤報。 (B) 先閱全區發報機，再依步驟詳查。 (C) 通知廠商.總幹事.管委會主委或副主委.設備委員.總務委員。 (D) 歸復原先監控狀況。 上哨應確實檢查自己服裝儀容，是否整齊，配帶齊全。 下哨前移交事項須填寫清楚，以利接班人員了解狀況。 門禁管理 - 公共秩序維護 5.3.1 公共秩序維護 (A) 噪音管制： (B) 所有聲音應控制在不影響他人原則之下，如妨礙他人安寧可依相關法令及公寓大廈管理條例之規定處罰之。 (C) 車輛不得停放禁制地區，違規者管理人員得予通知該住戶立即開離現場。 (D) 禁止地攤、小販在社區內外營業，違者將報警取締。 (E) 嚴禁推銷、勸募、義賣、傳教、市調、發送廣告單等人員進入社區。 門禁管理 - 住戶門禁管理 5.3.2 住戶門禁管理 (A) 住戶進入社區皆使用刷卡進出， 地下室停車 場另使用遙控器。 (B) 對於不常往來之住戶，管理人員無法確認是否內住戶時得要求住戶說明或證明，認可後，始得進入。 (C) 對於未攜帶鑰匙或刷卡之住戶，確認身份後，耐心替住戶服務。 門禁管理 - 訪客管理 5.3.3 訪客管理 (A) 使用對講機時，按三短聲即可，勿按過長而影響住戶安寧。 (B) 訪客欲拜訪住戶，請其先說出該住戶門號、樓層、姓名，管理員按對講機至住戶家裏確認，若住戶不在，請留字條，或改時間再來。 (C) 管理人員以訪客登記之造訪對象用對講機告知住戶是否放行，若規定要換證證，則應徹底執行。 (D) 住戶通知無誤，請訪客先於「來賓登記簿」(QS090103)上登記會客資料（包括被訪人姓名、門號、樓層、訪客姓名、身份證字號、事由、登記時間），並更換證件（身份證或駕照、健保卡皆可），如未帶證件，請住戶至管理室自行帶領。 (E) 住戶同意訪客進入，管理人員應引導訪客，以示尊重。 (F) 若住戶邀請來賓身份特殊不便登記，住戶應事先向守衛室提出名單，經查證屬實後始得入內，否則一律按照規定實施。 (G) 訪客離開時，應將證件換回並登記離開時間，再通知被訪住戶一切無問題方可放行。 (H) 訪客來訪碰巧住戶不在家中，請改日聯絡後再拜訪或請訪客留言於便條紙，轉交住戶。 門禁管理 - 其他門禁管理 5.3.4其他門禁管理： (A) 瓦斯公司、電力公司、自來水公司、抄表人員，依程序，請先核對工作識別證，請其登記，並打電話至上述公司查證，方可放行進入。 (B) 電梯、機電、弱電、第四台維修保養人員，先確認身份，請技術人員登記，並告知維修重點，故障物件，請其立刻處理。 (C) 裝璜施工人員，依各社區裝璜實施辦法，收取工程保證金若干，工程完工未對公共設施造成損壞，雜物皆有運載離開，退還工程保證金。