公文流程管理讲义.pptVIP

公文流程管理 壹、公文書之意義 係指處理公務或與公務有關之全部文 書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 貳、公文流程(ㄧ) 指公文自收文或交辦起至發文歸檔之全部流程。 ㄧ、收文處理 二、文件簽辦 三、文稿擬判 四、發文處理 五、歸檔處理 貳、公文流程(二) 收文處理 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 傳遞 文件簽辦 擬辦 送會 陳核 核定 文稿擬判 擬稿 會稿 核稿 判行 發文處理 繕印 校對 蓋印及簽署 編號 登錄 傳遞 歸檔處理 整理與裝訂 典藏 借調 清理 銷毀 移交 叁、公文之簽擬(ㄧ) 「簽」為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據。「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。擬辦之方式如下： 叁、公文之簽擬(二) 一、先簽後稿 （一）訂定、修正、廢止法令之案件。 （二）性質重要而無法令依據案件。 （三）政策性重大興革案件。 （四）牽涉較廣，會商未獲結論之案件。 （五）重要人事案件。 （六）與人民權利義務有重大關係之案件。 叁、公文之簽擬(三) 二、簽稿併陳 （一）文稿內容需另為說明或對以往處理 情形需酌加析述之案件。 （二）依法准駁，但案情特殊需加說明之 案件。 （三）需限時辦發，不及先行簽請核示之 案件。 叁、公文之簽擬(四) 三、以稿代簽 一般案件、簡單或例行承轉之案件。 肆、擬辦文書應注意事項(ㄧ) 一、對於單位收發送交之文書，或根據工作分 配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將 辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公 文登記簿，以備查詢。 二、機關首長或單位主管對主管業務認有辦理 文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦 人員擬辦。 肆、擬辦文書應注意事項(二) 三、負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事 件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得 自行擬辦。 四、承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依 據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經 會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文 規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例 者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法 優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及 下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則 處理。 肆、擬辦文書應注意事項(三) 五、處理案件，須先經查詢、統計、核算、考 驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項 手續，如非短時間所能完成時，宜先將原 由向對方說明。 六、承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應 詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。 此項文卷或資料，必要時應摘要附送主 管，作為核決之參考。 肆、擬辦文書應注意事項(四) 七、簽具意見，應力求簡明具體，不得 模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免 未擬意見而僅用「陳核」或「請 示」等字樣，以圖規避責任。 八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬 具處理意見時，應敘明案情簽請核 示或當面請示後，再行簽辦。 肆、擬辦文書應注意事項(五) 九、毋須答復或辦理之普通文件，得視 必要敘明案情簽請存查。 十、承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急 ，急要者提前擬辦，其他亦應依序 辦理，並均於規定時限完成，不得 積壓。 肆、擬辦文書應注意事項(六) 十一、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或 文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於 該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色 筆註記，以利核閱。 十二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要 者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽 名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者 外，應於用畢後歸檔。 伍、公文之會核(ㄧ) 一、案件非本單位權責範圍所能單獨解 決，而涉及其他業務單位之職掌， 必須會辦者。 伍、公文之會核(二) 二、會商之方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重 緩急，斟酌選擇辦理： （一）以電話商詢或面洽，必要時並紀錄備查。 （二）以簽稿送會有關單位，其送會單位較多者，宜 採用定型之簽稿會核單依次遞會或複製分會。 （三）提例會（如處務會議、