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采购内部控制案例——亚伦窝案梳理85 【集团简介】 浙江亚伦集团系国家二级企业，中国行业百强企业、全国造纸行业重点骨干企业。年上缴利税达2000多万元，在一个财政收入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中的作用举足轻重。该集团向来以改革创新闻名，是衢（qu 二声）州市国企改革的一面旗帜。 【案件经过】 1995年1月到1998年12月，个体商贩陈某几乎垄断了该集团总价款近270万元的水果采购供应生意，在有关政府审计人员的审计下发现有的发票存在涂改情况，并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号不符合正常发票使用规律。在部分票据中，陈某开票日期与集团下属的实业公司经理签字审批日期相同甚至超前。部分业务由经理自带汇票与陈某一同采购。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税12余万元。 【幕后调查】 实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物，正是亚伦集团的总经理王品发。经调查查明王品发个人折、案金额高达60余万元，龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上下勾结上自总经理、副总经理，下至热电分厂小小的煤调度员、采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马。 【案件分析（采购角度）】 1、亚伦集团在水果采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私，收受客户回扣和贿赂。未按照公司的计划、要求进行采购，在采购过程中为自己个人利益不通过“比价”而是“回扣”来选择供应商。 2、采购结束后会计人员未能遵循规章进行记账，采购成本没有明确的区分，使得成本不能真实反映企业是为采购材料而花费的金额。 3、水果采购的最后一关采购审计人员不能够把握好这一关，以少报多乱开发票。审计人员不能按照采购审计的流程行事，导致同一笔采购业务重复付款，票据混乱的情况出现。 4、大宗采购业务，应成立评标委员会实行招投标管理，保证投标商家进行公平竞争，由采购部门和其他部门共同选定中标商家。 【采购业务中常见的弊端】 （1）盲目采购。采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者供应脱节的情况。 （2）收受回扣，中饱私囊。采购人员为了私人利益在采购中没有进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。这种状况在国有企业中尤为突出。 （3）虚报损耗，中途转移。这属于企业的内盗现象，运输部门为了中饱私囊，在运输 途中转移材料，而对公司上报谎称损耗。 （4）混淆采购成本。会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。比如对生产企业，与材料采购相关的运输费、保险费、合理损耗等，都要计入采购成本，而这对商品流通企业并不适用。 （5）验收不严，以少报多，以次充好。采购验收人员玩忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。如果采购和验收职责没有分离，由一个人担任两项不相容职务，这种内控的缺陷容易诱发材料验收中的舞弊行为，造成伪劣材料鱼龙混杂，轻者损害企业利益，重者伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。 （6）违规结算，资金流失。通常企业在受到采购发票后，根据发票金额授权会计签发支付凭单，出纳审核后支付划拨款项，如果没有严格的付款控制程序，就存在结算隐患。比如，对同一笔采购业务重复付款，或者误期支付失去客户信誉。 【采购控制要点】 1、请购与审批控制 1-1、是否已建立请购的一般和特殊授权程序 1-2、是否对所有请购的商品和劳务编制请购单 1-3、购置商品和劳务是否有计划，计划是否批准 2、供应商管理控制 2-1、采购中是否有报价、比价、议价环节 2-2、采购中是否有样品品质确认与供应商整体评估环节 2-3、是否有供应商长期考核管理流程 3、实施采购控制 3-1、采购人员是否定期轮换 3-2、采购人员职责是否明确 4、验收及入库控制 4-1、验收时是否盘点或检查商品并与订货单核对 4-2、验收部门将商品送交仓库或其他请购部门，是否取得对方签章收据 5、付款管理控制 5-1、编制凭单时，是否将凭单同订购单、验收单、和供应商发票配合 5-2、是否将应付账款明细账和供应商及时核对 5-3、是否有措施防止未核准款项被支付 6、采购环节不相容职务相分离