TCL地产公司档案管理实施细则(暂行).doc

TCL地产公司档案管理制度 PAGE PAGE \* MERGEFORMAT 3 TCL地产公司档案管理制度 （暂行） 第一章 总则 第一条 为了加强公司档案管理工作，提高公司档案管理水平，实现档案工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）等法律、法规及规章，结合本公司实际，制定本制度。 第二条 本条例所指档案是指公司在开发建设和经营管理活动中形成的全部档案的总和，包括经营管理、房地产工程、会计、实物、声像、人事、合同、设备等方面档案。 第三条 档案工作是公司管理基础工作的组成部分，也是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。 第四条 档案工作坚持集中统一的管理原则，档案资料不允许由部门员工个人保管。 第五条 公司各部门严格遵守本规则，维护档案资料的完整性，保守公司机密，为公司的经营发展服务。 第二章 档案管理体制 第六条 公司档案的管理坚持统一领导、分级管理的原则，公司总部、各项目部分别承担各自业务范围内的档案管理，并监督、指导下属单位的档案管理工作。 第七条 行政与人力资源部是公司档案工作的管理机构，负责鉴定、统筹、协调、组织和管理公司的档案工作。 （一）制订适应公司实际需求的各类文件材料的收集、归档、保管、利用、统计和保密等制度以及岗位责任制。 （二）对各部门业务归档工作进行监督、检查和业务指导。 （三）负责管理公司总部的档案管理工作，对公司档案工作的整体推进进行统筹。 （四）协助工程部或项目根据有关规定向开发项目所在地市档案馆移交档案。 （五）定期对库存档案进行清理核对和检查，确保档案齐全完整。 第八条 各部门配备兼职档案员，具体负责本部门形成的文件材料收集、整理和按时向行政与人力资源部移交的归档工作。 （一）认真执行档案管理和档案收集要求，负责本部门具有保存价值文件材料的形成，收集和管理工作。 （二）组织本部门人员将《公司档案归档范围分类及保管期限表》属于本部门归档范畴的文件、图纸、资料，按档案管理要求，进行分类、组卷、归档；并按归档时间要求及时向公司档案室进行移交。 （三）积极配合公司档案管理员日常的组织、协调等工作。 （四）做好档案的保密工作，防止失泄密事件发生，对造成失泄者，视情节从严处理。 （五）及时反映本部门人员对档案工作的意见和要求，并按要求向档案室提供本部门档案利用情况。 第三章 文件材料的形成与归档 第九条 各部门应按照公司制定的文件材料形成、收集、整理和归档的制度建立起与本部职能相关的档案，凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须归档。 第十条 归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档范围，凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件均属归档范围。 第十一条 归档时间指文件处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。 （一）会计档案由财务部归档保管三年后移交行政与人力资源部档案库。 （二）经济合同、声像档案由各业务部门归档保管一年后移交行政与人力资源部档案库。 （三）工程预决算档案由成本管理部归档保管一年后移交行政与人力资源部档案库。 （四）工程档案由工程部存档。 第十二条 各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 第十三条 公司新购重要设备仪器和重大项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。 第十四条 公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，由主要考察部门负责整理归档。 第十五条 文件材料归档的基本要求 （一）归档的文件材料必须完整且为原件。确无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。 （二）归档的文件材料必须准确地反映公司基本建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 （三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，进行科学的分类。 （四）原始记录的传真件应存档，要求复印后与原件一并归档； （五）绝秘级以上的纸质文件材料提交时，要求编写提要或摘要与原件并卷归档； （六）归档的文件材料必须标注文档名称、作者、产生部门、时间、密级、保密期限等； 第四章 档案管理 第十六条 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制档案分类大纲及各种目录。 第十七条 根据工作需要编制档案检索工具，编辑档案文件汇编，汇集各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为各项工作服务。 第十八条 档案整理必须分门别类，按其自然形成规律和内在有机联系进行整理，文件材料收集完整、内容可靠、分类