发挥档案协作组织作用认真做好档案进馆工作上海分院二〇〇四年五月.pptVIP

发挥档案协作组织作用认真做好档案进馆工作上海分院二〇〇四年五月 一、上海分院所辖单位档案进馆  工作的基本情况回顾 1、上海分院档案的基本情况： 上海分院档案室现保管有五个全宗的文书档案。1980年前需鉴定进馆的档案约有3000卷左右，其中包括：上海分院机关档案；上海自然科学研究所、国立中央研究院档案（历史档案）；中科院上海电子学研究所档案（撤销单位）；中科院华东力学研究所档案（撤销单位）；上海科技五?七干校档案（停办）。 谢 谢 ! * * 2001年5月院下达关于《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》。 2001年6月院在长春举办首次档案进馆业务培训班。 上海参加培训的有上海分院、技物所、有机所、硅酸盐所、光机所等单位。通过培训，理解了档案进馆工作的意义、初步掌握了进馆档案的范围、档案鉴定与整理工作的要求。 根据院档案馆的计划,上海有4家研究所列为中科院首批档案进馆单位。这些单位依照《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》,制定了档案进馆计划。四所领导对此项工作十分重视，先后成立了档案进馆工作领导小组和进馆档案鉴定工作小组，明确了分管领导，责成部门负责人组织实施，并在人员、经费、条件上给予充分保障。 在对80年以前的各类档案和重要资料进行全面鉴定、整理过程中，发现档案存在问题较多，分类不合理，整理不规范，与档案进馆要求有很大的差距。为确保进馆档案的质量，各所档案人员克服时间紧、人手少、工作量大、繁杂等困难，许多同志早出晚归，甚至放弃节假日休息 ，以高度的责任心和无私的奉献精神，用辛勤的汗水保证了工作顺利进行。 2002年10月，院档案馆来沪进行档案进馆前的预审及业务指导，在预审结束后，上海分院将预审中的各类意见记录整理后，召集沪区各单位管理科研和文书档案的全体人员开会，将意见原汁原味反馈给各单位，使档案进馆单位整改有依据，而即将进馆的单位可以少走弯路。 03年7月至12月，屠跃明馆长带领吴俊荣、靳桂荣等专家先后对上海技物所、有机所、硅酸盐所、光机所、原子核所进馆档案进行验收。验收组对这5家单位的档案进馆工作予以了充分肯定，认为这些单位领导重视，档案人员工作认真、仔细，管理有序，材料齐全，进馆档案在范围、案卷质量、全宗说明的撰写等方面均符合进馆标准和要求，准予通过验收。03年12月，这5家单位档案顺利进馆。 值得一提的是，上海应用物理所（原上海原子核所）作为院第二批档案进馆单位，在所领导的重视下，自02年底开始着手档案进馆工作，在综合档案室全体人员的共同努力下，仅用了不到一年的时间，完成了档案进馆任务，且进馆档案数量是上海单位档案进馆之最，有1100卷左右。 二、发挥档案协作组作用 做好档案进馆工作的协调组织 档案进馆工程巨大、任务繁重。为确保上海4个单位能按时和高质量完成档案进馆工作，分院多次组织档案协作组认真学习《中科院档案馆档案进馆暂行办法》以及档案进馆的鉴定和整理要求，使他们充分了解档案进馆的工作内容,正确掌握档案进馆工作程序和整理要求。在思想上取得共识，操作上力求规范。 在整个实施过程中，只要有单位碰到问题，随时召集协作组人员开会，相互介绍经验做法，并要求做好样卷，带到协作组中进行探讨,将问题解决在萌芽中，通过理论联系实际研讨,使大家少走许多弯路。 对进馆档案的有关质量问题,我们积极做好档案进馆工作的检查，加强档案馆与档案室之间的联系。其间，院档案馆的吴俊荣和靳桂荣两位专家到上海进行了预验收，对已组成的进馆案卷中所存在的问题和不足提出意见，如早期档案的进馆范围上把握过于严格和狭窄等。我们组织各所就检查中发现的问题进行了交流和讨论。决定将1980年前的全部库存档案又重新鉴定了一遍，严把质量关，确保进馆档案能够实现信息数字化，符合时代要求，为现代化档案馆贡献一份力量。 在这次档案进馆工作过程中，我们深深体会到，档案人员的责任心和默默无闻的奉献与牺牲精神是档案进馆顺利完成的重要保证。档案进馆不仅仅是对各单位几十年来所积累的档案的一次大检阅，也是对各单位档案管理水平和管理质量的一次检验，更是档案工作者全面而系统了解本单位馆藏档案内容和提高档案工作能力的一次很好的机会。 三、上海分院开展自身档案进馆 工作的思路、实施计划 2、根据院对分院机关档案进馆工作的要求，我们准备采取的以下步骤： ⑴、成立由院领导牵头的分院机关档案进馆工作领导小组和由各处室负责人组成的进馆档案鉴定工作小组。 ⑵、由于上海分院历史长，档案案卷复杂。准备借调有关专业人员从人力上保证工作顺利开展 ⑶、配备必要的经费和设备，从物质上给予保证。