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公司文件传递及办公用品管理办法 一、?目的： 为响应公司“低成本、低收益、规模效应战略”的要求，规范公司办公用品管理、严格控制成本、实现成本分摊，合理节约开支减少浪费，特制定本办法。 二、说明： 本办法中指的办公用品包括下列清单（配备）：? 常用办公用品（见附表四） 三、办公用品的申请： 3.1各部门经理/项目部经理，负责每月统计所在部门、项目部的办公用品需求。统计应本着合理节约，减少浪费的原则。 3.2各部门经理/项目部经理根据本部门、项目部需求于每月25日前，将次月办公用品需求申请购买的办公用品填入“月度办公用品采购申请单”，部门经理/项目部经理签字，交市场猎头部统一采购。各部门申请需符合“办公用品申购标准”（详见附件一） 3.3各部门经理/项目部经理将本部门需用的办公用品，填写申领单，部门经理签字，交市场猎头部，同时走钉钉办公流程，由总经理审核批准，市场猎头部根据总经理批示，纳入次月采购计划，“办公用品采购申请表”于每月25日前交市场猎头部，逾期不报的部门将延期至次月25日前申请。 3.4非日常使用的特殊用品或因临时事件需应急采购的办公用品，可不限提交时间，单独提交采购申请。办公用品单价超过100元的，申请需经钉钉办公流程，由总经理审批后，转入市场猎头部经办采购。 四、办公用品的采购： 4.1市场猎头部根据各部门申请进行统计，出现不合理的申请或超出办公项目用品量超过，部门经理/项目部经理阐述其理由，理由不合理，予以驳回不合理项目的采购申请。其它无异议的申请项，于每月底统一在定点供应商安排采购，办公用品采购必须由市场猎头部统一进行，其他部门不得擅自购买。 4.2采购选择的定点供应商为每两年在市场调查的基础上，召集三家或三家以上通过资质审查的供货商参与比价，包括考察供应商的营业执照、规模、业绩、资质证明，并具备产品质优价廉，有良好的售后服务，有较好的企业信誉度，具有一定的经济实力等条件。 4.3?选定的采购定点供应商采取上门送货、定期结算的合作方式。市场猎头部定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与定点供应商根据市场情况，要求供货商对供货价格进行调整。 4.4?非日常使用的特殊用品或因临时事件需应急采购的办公用品，可视定点供应商的供货情况，选择是否在定点供应商采购。如属于特殊用品或专用用品，由市场猎头部按照总经理批示，派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。并根据领导批示意见在规定时间内完成采购。 五、办公用品的存储： 5.1办公用品采购到位后，应由市场猎头部综合业务主管核对送货清单、用品型号、数量、价格、发票并办理存储。 5.2市场猎头部综合业务主管办理存入手续后，建立办公用品采购台账，入库明细，并对月度、年度办公用品申请、采购情况进行整体统计。 六、办公用品的领用 6.1各种笔芯、铅笔、墨水、橡皮、双面胶、胶带、文件夹、文件袋、回形针、大头针、大小便笺、稿纸等易耗品，可由本部门经理/项目部经理签字同意，市场猎头部批准后领用。 6.2圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需本部门经理/项目部经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，以后只能领用笔芯）。 6.3计算器、电话机、u盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理/项目部经理同意，经市场猎头部审批准外，领用时须以旧换新。 6.4打印机、饮水机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由公司总经理批准，并执行交旧领新制度，属于人为操作事故造成损坏，按照设备折旧率，对责任人所在部门实施年度经济指标考核。 6.5领用人员离职时，须清还领用办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价扣还。 七、办公用品的入库登记储存 7.1办公用品送达后，由市场猎头部综合业务主管做好签收，并登记入库后，通知各部门/项目部经理按部门申请项目领取，每次发放需填写“部门办公用品个人申领表”，填写该部门所领取的用品项目及价格等信息。 7.2各部门经理/项目部经理办理领用时需仔细核对“部门办公用品领用登记表”中的领用名称及价格，确认无误后签字，一旦签字后所领取的物品费用将分摊至所在部门，不可修改。各部门经理/项目部经理将领用后的办公用品发放至个人。涉及“凭旧申请”的用品（详情参照附件二）发放时需个人将废旧或损坏的旧用品上交各部门经理/项目部经理，由各部门经理/项目部经理统一交至市场猎头部综合业务主管。 八、?办公用品费用分摊及成本控制 8.1办公用品采购费用实行按部门核算，并计入各部门月计划费用内，由市场猎头部综合业务主管统一核算，办公用品一经领用费用即分摊至所在部门。 8.2市场猎头部需严格控制办公用品的申请、采购、入库、出库的过程。各部门经理/项目部经理应监督本部门员工的办公用品使用情况，要求自觉爱护办公