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电子病历归档与电子档案管理 一、电子文件归档与电子档案管理 电子文件： 机关、团体、企事业单位和他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录 1、电子档案 electronic records： 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 2、管理原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 3、归档与移交： 电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本单位档案部门负责管理。 电子文件归档应当符合下列要求： （一）电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成； （二）归档电子文件的保管期限划分准确； （三）电子文件及其元数据应当同时归档； （四）电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认； （五）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续； （六）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。 （七）归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。 （八）属于国家综合档案馆接受范围的电子文件，应当按照规定时限向同级国家综合档案馆移交。 （九）已建立电子文件备份中心的，应当按照其要求进行移交。 （十）电子文件归档存储格式 4、电子文件归档存储格式 纯文本文件 TXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少等。 XML格式 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换等。 格式化文本文件 UOF格式 遵循GB/T 20916-2007《中文办公软件文档格式规范》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密等。 RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换等。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换等。 5、版式文件 PDF/A格式 遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。 CEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换等。 SEP格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换等。 6、图像文件 TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。 JPEG-2000格式 遵循ISO 15444-1:2004《信息技术 JPEG 2000图像编码系统 核心编码系统》，格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换等。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换等。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换等。 DjVu格式 格式透明、格式紧凑、具有聚合能力、数据占用字节数少等。 7、电子文件和档案保管与利用要求： （一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度； （二）定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理； （三）电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当将其及时迁移、转换； （四）电子文件应当实行备份制度（至少3套）； 8、根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件。 1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。 2、载体应直立存放，做到防尘、防变形。 3、利用环境温度选定范围: 14℃— 24℃； 相对湿度选定范围：45%—60% 保存温度选定范围17℃-20℃； 相对湿度选定范围：35%-45% 4、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。 9、存效性保证 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保