行政工作技巧培训演示课件.pptVIP

Q2：每天忙的不可开交，连喝水的时间都没有，但是每到月底写月度总结的时候，却怎么也想不起来这个月到底做了些什么事。 A2： 建议大家每天做流水账记录。 每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道 的方式做下记录，并按轻重缓急处理。 临时出现的事情根据紧急程度先后处理，但记住，未及时处理的事情一定要做好备忘记录。 手上的事情尽量不要做一半又去做别的事情，很容易两件事或几件事都做不好。 平常多和同部门、工作性质相同的同事交流工作，在别人忙的时候你可以帮助别人，在你忙的时候别人也会伸出援助之手。 精选编制 Q3：每天的事情多而杂，而且大多是临时性的事务，在越多人的催促下，越容易出错。 A3： 要根据自己的经验判断事项的紧急程度； 专心致志做事，越着急，越分心，越容易出错； 每天重复性事务多的人可安排好处理不同事项的时段（紧急情况紧急处理）； 办公用品、文件资料、办公设备等的摆放要定点、整齐、有序，方便临时取用； 精选编制 方针与原则 方 针 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 原 则 不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带 精选编制 Communication skills 03 精选编制 将信息传送给对方，并期望得到对方作出相应反应效果的过程。 我们做的每一件事情 都是在沟通！ 精选编制 知己 知彼 用适当的方式 获得对方的承诺 细心聆听回应 为对方的处境设想 让对方的按照自己的心愿做事 精选编制 站在别人的立场去理解 理解信息内容 理解隐含成分 理解对方的感情成分 去除干扰讯息接收的障碍 积极倾听：找到有意义的地方，得到益处，提高理解深度 反复思考听到的讯息 勇于发问，增强理解力 增强记忆：做笔记 精选编制 鼓励 促进对方表达意愿 询问 以探索的方式获得更多的信息 反应 告诉对方你在听,同时确定对方完全了解你的意思 重述 用于讨论结束的时候，确定没有误解对方的意思 精选编制 孔子名言：成事不说,遂事不谏,既往不咎 好事情：播新闻 坏事情：先设定底线 敏感事情：制造气氛，引导 避免正面冲突 词汇是很小的一部分 语调、音量、语速、重音 38%的听者注重的是表现力 精选编制 留心捕捉脸部表情 洞察眼睛的变化 肢体动作可以增添色彩与气氛 距离代表亲疏 暗示地位的非语言信号 精选编制 句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾 同 事：“这台复印机的质量太差了，才买回来 几天就不能用了，你们行政是不是专 买不合格产品阿？” 行政人员：“我非常理解你的心情！可能是最近我们 使用频率确实太高了，我们也正在联系 商家进行检修。” 精选编制 句式二：用“我会……”表达服务意愿 行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。” 同 事：“你这是在应付我嘛，‘尽可能’就是有可能不会啦，真是的！” 行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门经理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？” 同 事：“那就OK啦，谢谢！” 精选编制 句式三：用“你能……？”提出要求 行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！” 同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！” 行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！” 同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！” 精选编制 句式四：说“你可以……”来代替说“不” “这不是公司的规定” “这不是我的工作” “没人让我这么做” “我不知道” “我做不到” 行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈，你等一下，我打她电话叫她过来。” 同 事：“好的，太感谢你了！” 精选编制 接受指示 汇报 商讨问题 表示不同意见 精选编制 接受指示 倾听 沟通前，同上司明确指示时间地点 发问，以明确沟通目的为接受指示 恰当反馈，重要问题澄清 无条件接受指示 拒绝讨论与争辩（领导同意除外） 汇报（你和领导的沟通差异在哪里呢？） 出发点的差异 评价的差异 表达的差异 信息的差异 精选编制 精简 忌讳“渲染” 有针对性 忌讳“漫无边际” 从领导的角度来看问题 尊重领导，不要争论