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Word邮件合并入门教程 主要功能 在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。 具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。 软件要求 已安装Word、Excel2002以上的版本 步骤 1、准备好数据源 （如何取得数据源？） 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 2、建立主文档 （一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程） 　　“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 3、把数据源合并到主文档中 （文档与数据源的连接问题） 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考 思考： 我们要取得什么样子的结果？ ――――目的 我们目前拥有什么样子的数据？－―――材料 如何使用邮件合并功能？ ―― ―工具 一句话： 我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？ 实例 背景资料： XXX花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单，来收取7月份物业管理费，及代缴的水电费。 准备资料一：基础数据源 我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在Excel中做一个汇总表，如下图： 准备资料二：在Word中编制通知单模板，如下图： 4、在Word主文档中，编辑数据引入对应关系 步骤一：在Word主文档中点击“邮件选项卡”——再选择开始邮件合并，最后点击邮件合并分部向导，如下图所示： 步骤二：在右侧邮件合并选项框中的中部选择邮件类型，这里我们选择“信函”如下图： 然后在右侧邮件合并选项框中的底部点击“开始文档”如下图 步骤三：在底部点击“选择收件人” 步骤四：在这级选项卡中选择“浏览”： 在弹出对话框中找到数据源的Excel文件，如下图： 接着再点击底部的“撰写信函”按钮 步骤五： 首先将光标移至需要添加信息的地方，然后点击右侧的“其他项目按钮” 在弹出对话框中，选择需要添加的信息类型，此处我们需要添加的是业务姓名： 全部添加完成后，就会得到如下： 接着再点击“预览信函” 此时，我们就能预览到第一条记录中业务的缴费通知单了 此时我们发现金额部分均出现了小数位过多现象。 我们可以通过方法一，将数据源中的数字部分全部转化为文本格式。 或者方法二，点击 右键点击需要修改的选项，选择“切换域代码” 然后在该项目的域代码中，添加需要的格式代码，这里我们需要的是保留两位小数： P.S如果是要得到不仅保留小数点后两位，同时需要添加千分位，就要添加代码： \# #,##0.00 步骤六，点击右下角“完成合并” 然后在点击，打印： 通过上述步骤，我们就能得到最终文档，特别是在处理大批量数据的时候，能更有效、更准确的完成工作。