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* 第十一讲 秘书办文工作 主讲人：盐城师范学院黄海 返回 * 秘书办文工作 绪 论 【教学目的】 本章通过讲解公务文书的概念、性质及国家关于公文规范的有 关要求，使学生全面掌握公文的撰写与办理方法，了解秘书“办 文”工作的规范，培养秘书“办文”工作的基本能力 【教学重点与难点】 掌握秘书“办文”工作的规范 ，提高公文处理技能，同时要学会 针对来文办理事务?。 【教学内容】 第一节?起草撰写公务文书 第二节?收发传递处理文书 第三节?文书整理 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 文书，是一种记录信息，表达意图的文字材料公文： 公文是有关机关、部门、单位在管理过程中所形成的具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重 要工具。 公文是一般指党的文件，行政公文 。 其定义有广义狭义之分。公文（广义） 专用公文：外交公 文、军事公文、司法公文，经济公公务常用文：机关事务文书 等 ；狭义，公文——行政公文和党政公文 。 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 一、行政公文的含义 行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理 过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、行政公文的分类 公文的种类： 《国家行政机关公文处理办法》 与《党的机关公文处理办法》 公文种类比较： 党的公文，14个正式文件 ；行政公文，12类13种 ： A：相同9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 B：不同4/5种： （1）行政4种：命令（令）、公告、通告、议案。 （2）党务5种：决议、指示、公报、条例、规定。 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 上述公文文种合计为27个。其中9个是相同即决定、指示、通 知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要有九个不同，其中属党的机关的5个，即公报、意见、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文种是党和国家法规中明确规定的，所以在公文学界一般 称其为法定公文。 （一）按公文来源分，有收文、发文?对外文件 内部文件 （二）按行文关系分，有上行文、平行文、下行文 上行文：是下级机关向上级机关报递的公文。如报告、请示等。 平行文：是同级机关或不同隶属机关之间往来的公文。如议案函。通知、通告、会议纪要有时也可作为平行文。 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 下行文：是上级机关向所属下级机关发送的公文。如命令、决定、指示、公告、通告、通报、会议纪要。 上行文：体现下级机关请求上级机关的指示，接受上级机关的领导与指导。 平行文：体现机关之间平等商场，支持和协作。 下行文：下行文体现上级机关对下级机关实施管理与指导的职能。 （三）按性质、作用分有： 指挥性：上级机关制定的对下级机关进行组织，指挥，协调和管理的公文。命令、指示、决定、通知、批复。 公布性：将有关事项与要求，通过新闻媒体或张贴等形发布的公文。主要有公告、通告等。 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 报请性：指向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，请示指示或批准的公文。主要有报告，请示等。 知照性文件：指机关之间或机关内部通知事项，通报情况，联系工作，发布要求，沟通信息的公文，主要有通知、通报、函。 记录性公文：指用以记载公务活动归纳会议精神，议定各项等情况的公文，主要有会议纪要。 (四)按时限要求分,有特急公文，紧急公文，常规公文，限时送达。 特急公文；指事关重大而又十分紧急，要求以最快速度形成，运转处理，决不允许有丝毫懈怠与拖延的公文。 (五)按保密要求分，有保密公文，非保密公文 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 保密公文：内容涉及到国家机密，需要控制时间、范围，对象的公文。 三、行政公文的作用 （一）法规依据作用 （二）领导与指导作用 （三）宣传教育作用 （四）联系沟通作用 （五）依据凭证作用?现实的凭证工作（公文是处理工作的依据） 历史凭证作用 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 一、行政公文的格式 （一）文头格式 1、 文件报头 2、 发文字号：机关代字、年代、序号、组成 作用：统计发文数量，便于引用和查询 3、 秘密等级 4、 紧急程度 5、 签发人 6、 公文份号 * 秘书办文工作 第一节 起草撰写公务文书 四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 （二）正文格式 1、 标题：发文机关、事由、文种组成 要求： ⑴公文标题要求完整 ⑵采用版