行政文员 岗位标准化作业指导书.docVIP

岗位标准化作业指导书 岗位名称 行政文员 隶属部门/单位 直接上级 姓名 工作性质 基层员工 编制时间 2013年9月7日 相互关系 直接上级 直接下级 内部关系 外部关系 无 子公司工作人员 政府职能部门、客户 工作关系 在规定的权限内，自行处理有关工作。遇重要事情，须请示公司副总经理。 业务上由副总经理领导，在财务、人事工作上受财务部、综合部协调、监督。 任职资格 性别 年龄 学历 专业 其他 不限 35岁以下 专科以上 文秘行政管理 较强的人际沟通、文字表达和工作执行力。 专业技能 熟练掌握办公软件（打字速度每分钟不低于80字）； 身体状况 良好 经验背景 1年以上行政工作经验 职责描述 负责办公室日常工作，做好文件收发、上报、寄送、档案管理、办公室设施卫生等工作；负责来客接待及电话接听管理；负责办公设备、办公用品管理；公文处理及建档管理等其它事务。 关键考核指标 1、月度工作计划执行完成情况；2、岗位职责履行情况；3、公司制度、流程执行情况。 考核内容 工作绩效：1、工作质量：2、工作数量2、工作态度：3、工作能力：4、专业知识：5、责任心6、发展潜力7、企业文化8、协调合作9、品德言行10、纪律遵守 职责项 职责描述及具体工作 岗位作业指导 考核依据及标准 权重分 职 责 一 （一）完善、执行本岗位的各项岗位职责、工作流程 1、总结并梳理自身工作，细化后形成文字性工作说明并于每月3日前提交综合部经理； 2、按照其岗位职责、工作流程独立完成其岗位工作； 未对岗位工作细化并形成文字性说明的，扣减2.5分； 总5分 职 责 二 职责描述：负责公司员工考勤管理 总20分 1、每日早、中、晚查询核对考勤记录，根据当日考勤情况及时核实未打考勤人员原因，按《考勤制度》规定做好员工请假、外出、出差记录。 1、每天须在上班前15分钟开门并开启指纹考勤机，保证考勤机正常使用，员工及时打考勤； 2、如因考勤机故障、停电、获准公出或忘记等原因未打考勤者，须在前台《考勤登记薄》上登记，并由其直接上级签字确认； 3、监督员工请假、外出、出差等事务，审核《请假单》、《考勤（外出、出差、忘记打卡）登记薄》等是否按程序办理、是否有相关人员签字批准；否则一律视为无效； 4、每周汇总员工请假、外出、出差、迟到、早退、旷工等考勤数据；每天收集各公司各部门工作日志，每周汇总日志提交情况；汇总成《考勤数据周报表》、《日志提交情况周报表》于周六前上报综合部经理； 如未按要求执行而造成工作延误或出现错误，每处扣减3分；出现3处及以上，此条不得分； 12分 （二）管理好请假条、出差申请、未打卡单，保证考勤表与相关假条单据的一致性； 每月2日将整月考勤汇总交相关负责人审核，每月5日将汇总后结果上报综合部（如遇节假日，综合部经理协商提交时间。 未按要求时间提报考勤或考勤汇总出现明显错误，每次扣减2分，出现3处及以上，此条不得分； 8分 职 责 三 职责描述：负责来客接待及电话接听管理 总10分 （一）、来客接待 1、接待有礼有节，详细询问，准确引导，及时引入前台接待区倒好茶水，并迅速通知被拜访人。 2、对来访客人，先询问清楚对方是否预约，了解清楚后迅速请示领导，征得领导同意后，再领入领导办公室，并及时备好客人茶水；如领导未同意接见，则委婉请对方离开。 3、客人走后及时清扫前台接待区和领导办公室。 对来客接待不当或出现问题，每次扣减2分；出现3处及以上，此条不得分； 5分 （二）、电话接听 1、电话接听必须使用文明用语，以“您好”标准用语接听。 2、找公司一般员工的，转入其所在位置最近的分机，并告知转接人有电话。 3、找公司领导的，先告知对方稍等片刻后，迅速询问领导，领导同意接听后转入领导办公室，领导未同意接听，则用礼貌用语委婉拒绝。 4、遇被转接人不在公司，则婉言询问对方是否代为留言转达，待被转接人回公司后及时告知。 对来电处理不当、出现错误或无电话记录，每次扣减2分；出现3处及以上，此条不得分； 5分 职 责 四 职责描述：负责办公设备、办公用品管理 总30分 （一）电脑、传真机、复印机的使用与保管 1、每日将前台电脑、传真机、复印机擦拭干净，检查设备是否运转正常，同时管理好打印机、复印机、传真机的使用工作，并做好相关登记，如遇小故障，应立即处理或报修。 2、如墨迹不清或传真机提示墨量低，应及时申请提前购买好所需要的打印机耗材，保证办公设备的正常使用。 办公设备使用不当、未及时清洁或未及时检查维护，每次扣减2分，5分扣完为止； 10分 （二）收发传真。 1、发传真时，应作好相关登记，发传真前，应认真校对，做到公司名称、收传真人姓名、职务、传真内容、文字及传真号码等准确无误。传真发出后，应致电对方进行确认，公司传真底稿应存档妥善保存。 2、接收传真，应及时通知有关部