08-监理信息管理实务.docVIP

监理信息管理实务 1 信息管理概述 （1）信息管理概念 所谓信息管理是指在开展建设监理工作过程中对信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。 （2）信息管理目的 信息管理是监理工作的一项重要内容，贯穿于监理工作的全过程。信息管理的目的是通过有组织的信息交流，使有关人员能及时、准确地获得相应的，作为分析、判断、控制、决策的依据，也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。 （3）信息管理工作原则 ①标准化原则； ②有效性原则； ③定量化原则； ④时效性原则； ⑤高效处理原则； ⑥可预见原则。 （4）信息管理的内容 信息管理的内容一般包括收集、加工、传输、存储、检索、应用六项内容。 1）收集 收集是指对工作中原始信息的收集，是很重要的基础工作。 2）加工 信息加工是信息处理的基本内容，其目的是通过加工为工作提供有用的信息。 3）传输 传输是指信息借助于一定的载体在监理工作的各参加部门、各单位之间的传输。通过传输，形成各种信息流，畅通的信息流是工作顺利进行的重要保证。 4）存储 存储是指对处理后的信息的存储。凡需要存储的信息，必须按规定进行分类，按工程信息编码建档存储。 5）检索 监理工作中既然存储了大量的信息，为了查找方便，就需要拟定一套科学的、迅速查找的方法和手段，这就称之为信息的检索。已存储的信息，应管理有序，便于检索。 6）应用 是指将信息按照需要编印成各类数据、报表和文件格式,以纸质或电子文档形式加以呈现，以供管理工作中使用。 2 监理信息管理 （1）监理信息管理的意义 监理信息管理是建设项目监理“三控制、三管理、一协调”中的重要内容之一，随着建设监理业务规范化管理的不断加强和细化，监理市场环境竞争的激烈，监理信息管理（以下简称：信息管理）的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理业务经营和现场监理工作的开展，对监理工作管理水平和业务技能的提高具有推动作用。 （2）监理信息管理任务 ①组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目信息管理实施细则或手册。 ②明确项目报告、报表及各种资料的规定，例如文件资料的格式、表式、内容、数据结构及字体字号等要求。 ③按照项目监理工作过程建立项目监理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。 ④信息管理资料的档案管理。 （3）监理信息管理的收集要求 1）及时收集不同来源的监理信息。 监理信息来源可包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等四方面。 ①文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。 ②档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。 ③监理报表信息主要有开工用报表、监理工程师巡视记录表、质量管理用报表、安全管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，应注意报表信息的收集和整理。 ④计算机辅助文档主要是监理机构书面发出的会议纪要、通知、联系单、函告，监理业务开展过程形成的监理日记、月报、专题报告、监理报表、影像、总结及工程质量评估报告等以电子文件形式存在、储存的各种文档资料。 2）保证收集到的监理信息的质量。 信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，建立一套完善的信息采集制度是极其必要的。信息的收集工作必须把握信息来源，做到收集及时、准确。 3）建立监理信息管理制度和纪律。 ①送往建设单位及有关部门 (包括通过建设单位送往设计及外部相关方) 的文件，应有签收记录。对于重要的文件资料应做书面备份。 ②送往施工单位的文件，必须由施工单位专管人员或领导签收。 ③以《工作联系单》形式送往建设单位、设计单位或施工施工单位的非正式文件，用于对某些局部、具体事项进行协调，提请注意或要求了解、要求配合等用途。 ④项目监理机构的所有正式发出文件须在总监（副总监或总代）审查批准后，由项目监理机构办公室负责传递、登记和发送；所有正式收到文件都必须经监理机构专人签收，并统一填写文件处理流程卡，按职责和流程处理。对于重要的文件资料应做书面备份。为了便于专业人员查找，文件资料要分类合理和有序存放，文件资料的来源、日期、去向要有管理记录，形成一种系统性的管理方式。 ⑤各单位不负有信息管理职能的个人或业务部门之间传递的信息，不能视为代表单位的正式传输信息。紧急情况或特殊情况下，必须立即由个人或各单位业务部门间直接传输信息时，事后应尽快按正常程序正式传递该信息。 ⑥除合同文件有专门规定或建设单位另有指示外，建设单位各部门对施工单位有关质量的指示、规定和要求等，都应经由监理机构转发至施工单位；除合同