公司文件管理办法课件.doc

CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理， 确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级 的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制 定本法。 1 管理原则 1.1 办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同 类传递处理工作。 1.2 公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送 正式文件。 2 基本要求 2.1 各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请， 并将文件底稿交办公室审 核备案后。经相关领导签批同意发文 . 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人 等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1 文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人 事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2 文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签 批文件的审核 , 。 办公室负责审核 , 是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门 与相关部门进行了协商、 会签，文字表达、 文种使用、 文件格式是否符公司有关规定。 3.3 文件签发 文件形成后， 主管领导 签发。 办公室负责复印、盖章、转发（送） 、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收， 签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部 门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中 填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1 文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、 归档、销毁等程序； 5.1.2 发文指以公司、 或部门名义制发文件的过程， 一般包括草拟、 会签、审核、 签发、复核、用印、分发等程序。 5.2 发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文 →盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1 拟稿 ① 各部门需要发文 , 应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。 问题比较 复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ② 草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正 确。 ③ 文稿拟就后 , 拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单） 详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人 , 并签名、标定日期和 密级。 5.2.2 审核 ① 主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公 司利益，是否符合实际需要进行审查和修改， 对涂改不清、 文字错漏严重、 内容不妥、 格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ② 办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规 则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实 际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊 乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。 ③总经理审核 总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部 门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。 5.2.3 会签 需经会签的文件 , 应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范 围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行 文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。 5.2.4 签发 文稿经审核（须经会签）后 , 送总经理或董事长审定批准签发。 5.2.5 复核 公司级文件正式印刷（打印）前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续 是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 部门内文件由各部门制定人员复核。 5.2.6 印刷（打印）、用印、分发 ① 签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号、印刷（打印） 。印刷 （打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。 ② 印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对， 以确保质量。文件打印清样 , 应由拟稿人校对 . 校对人员应在发文稿上签名 ; ③ 公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端 正、清晰，严防错盖、漏盖。 ④ 上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律 不得托人代签、代捎。 ⑤ 以公司名义发出的文件，底稿与正本由办公室收存备查。 ⑥ 文件打印后 , 由办公室负责分发并检查落实情况。 5.3 收文程序与要求 收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、