H实物档案分类整理编目方法义(V修订版本).docVIP

PAGE / NUMPAGES 云浮市档案人员专题培训指导丛书 实物档案分类整理编目方法讲义 吴勇华 陈荣森 / 2006年10月编著 吴勇华 / 2009年3月修订 云浮市档案局云浮市档案学会编印 二〇〇九年三月 实物档案分类整理编目方法讲义目录 一、实物档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 二、实物档案的基本范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 三、实物档案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3 （一）分类整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3 1、荣誉性实物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3 2、字画的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4 3、旧印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5 （二）分类整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 1、分类 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 2、编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 3、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 4、实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 5、实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 （三）分类整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8 1、分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8 2、编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8 3、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9 4、实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈9 5、实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11 6、实物档案（奖旗）的存放方法（如下图）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12 7、实物档案（印章）的存放方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 8、对实物档案进行拍摄形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 9、实物档案的放置问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 附录：《实物档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 18 一、实物档案的概念 实物档案，指机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案。实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和艺术观赏性。 二、实物档案的基本范围 关于实物档案，目前档案界尚有较大争议。有的同志认为“实物”不应列入“档案”的范畴，也有的同志认为机关活动中形成的“实物”，记录或反映了机关发展的历史，应该作为档案。笔者认为，与机关活动有密切关系且记录有文字的“实物”，应作为“实物档案”保存。因此，本讲义将实物档案作为机关档案综合管理的其中一类档案来看待。 与声像档案相似，实物档案的基本范围也应从两方面来说。 （一）从载体形式来说，实物档案的范围更广，形式更加多样，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等。 （二）从内容来说，实物档案也可以分为两部分：一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。 三、实物档案如何整理 各单位在其活动中都会形成一些具有保存价值的实物，其中有些实物还与文字、图表、表声等载体的档案内容有着密不可分的联系，是档案的重要组成部分，例如获得各种荣誉的锦旗、牌匾、奖杯等。实物档案具有形象直观、形式多样、工艺性强等特点，往往具有较高的保存价值。因此，整理保存好各种实物档案，对于丰富档案的内容，更好地发挥档案工作的作用，有着积极的作用。 （一）分类整理方法一 1、荣誉性实物的整理。 这类实物主要有：奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗、奖品等等，其整理方法和步骤如下： （1）分类。一般先按实物的形状和质地分类，然后按实物授予者的级别分，从中央到地方各级党委、政府及其部门依次排列； （2）编号。按照分类的结果，先给各类实物一个代号，代号既可以用字母也可以用数字，一经确定下来，就不要随意变动。一般实物不多的单位，也可以不分类，而采取大流水编件号的办法； 编号可用不干胶或标签牌的形式贴在或挂在实物适当的位置，以不影响对实物的观瞻为宜。 （3）编目。荣誉性实物档案目录应按件编制，每件写一条目录，内容应包括：序号、档号、实物获得者、授予者、荣誉称号、实物名称、时间、备注。 为了方便管理和利用，应同时将每件荣誉实物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法进行整理。 2、字画的整理。 字画主要是指本单位