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广州艾博电力设计院有限公司 计划经营款项管理制度及流程 Electric Power Engineering Consultant Ltd. 内 部 文 件 不 得 翻 印 PAGE PAGE 1 计划经营款项管理制度 一、目的：规范公司管理流程，让有关回款方面的工作有所依据。 二、范围：本管理文件适用公司财务部、生产各部、计划经营部、各片区办事处。 三、管理职责： 1、商务秘书是回款管理的主要负责人，负责组织订定公司季度回款计划，核实商务经理开票申请，统计实际回款额（包括周、月、季度、年度），在此管理流程中，商务秘书工作只同相关部长（或主任）对接。 各片区部长（或主任）负责组织订定所属片区的季度回款计划表，审核商务经理开票申请，每周核实各个项目的实际回款情况。 生产各部负责向商务秘书提供“季度项目进度计划异动表” （见附表1）。 财务部负责将客户“回款收入报表”（见附表3）及时提交给商务秘书，负责开发票给客户。 商务经理是工程项目的具体跟进人，负责向部长（或主任）提供回款有关的项目信息，负责申请开票给客户，负责向客户收回设计费（或工程款）。 总经理负责最终审批公司季度回款计划、商务经理的开票申请。 商务经理需要查询回款情况，应向商务秘书查询，不应直接向财务部查询。 各片区（或各商务经理）只能查询本片区（或本人负责项目）的回款情况，不得查询其他片区（或人员）的回款情况。 因为回款信息是公司机密，各部门要严加保密。 四、季度回款计划管理流程： 1、各生产部长在季度结束时最后一个月的25日前，提供下一个季度《季度项目进度计划异动表》（见附表1）给商务秘书，商务秘书整理后转发给各片区部长（或主任），部长（或主任）转给所辖商务经理。 各片区商务经理在季度结束最后那个月28日前，根据合同规定的项目进度和生产部门提供的“季度项目进度计划异动表”，订制本人所负责区域的下一季度的“季度回款计划表”（见附表2）。 各片区部长（或主任）汇总商务经理的下一季度回款计划，组织讨论，审核后于月底前将所辖片区的“季度回款计划表”（见附表2）提交给公司计划经营部商务秘书。 商务秘书将各片区部长（或主任）提交的“季度回款计划表”汇总，编成公司“季度回款计划表” （见附表2），上报总经理审批。 总经理应在季度开始头一个月的5日前审批完公司“季度回款计划表”，由商务秘书按ISO文件管理的标准归档，并以扫描版电子文件（有总经理签字）形式发给各片区办事处、计划经营部、财务部。 商务秘书按季度回款计划监督各片区回款情况，各片区部长（或主任）监督各商务经理按计划回款。 五、开发票管理流程 1、各片区商务经理需要开发票给客户，需填写“发票、收据领用申请表”（见附表5），由所属部长（或主任）审核，并提交给计划经营部商务秘书（外地片区由办事处主任发邮件给商务秘书，商务秘书打印成文本，商务秘书专用邮箱地址为：abpower_se@163.com ）。 2、商务秘书根据回款计划及合同进展情况核实各片区开票申请，确认无误并签名后，提交总经理签字审批。 3、“发票、收据领用申请表”经总经理签名批准后转财务部，财务部按申请资料开出发票，由商务秘书转交给商务经理，送给客户（或由公司根据商务经理提供的客户资料邮寄给客户）。 六、回款统计管理流程 1、财务部根据账户收入情况，每星期一、星期三将“回款收入报表“（按附表3格式）提交给商务秘书。 2、商务秘书将财务部提交的回款信息分解，然后发送给相应片区的部长（或主任）。 3、各片区部长（或主任）将收到的回款信息及时同相应的项目商务经理沟通，共同核实项目及对应的款额，填好项目“回款收入反馈表”（按附表4的格式），提交给商务秘书。 商务秘书汇总各片区项目“回款收入反馈表”（按附表4的格式），每周星期二、星期四提交给财务部。 每个月度（季度）结束后，商务秘书统计各片区月度（季度）实际回款情况，填写“月度（季度）回款统计表”（见附表6），核实无误后，呈送给相应片区部长（或主任），财务部和总经理。 七、管理流程图 1、季度回款计划管理流程图 2、开票管理流程图 3、回款统计管理流程图 八、附表 1、《季度项目进度计划异动表》 2、《季度回款计划表》 3、《回款收入报表》 4、《回款收入反馈表》 5、《发票、收据领用申请表》 6、《月度（季度）回款统计表》 1、季度回款计划管理流程图 开始 开始 部长(或主任)汇总季度回款计划，组织讨论，确定片区《季度回款计划表》（见附表2），并提交给商务秘书 商务秘书汇总各片区“季度回款计划表