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PMS 4 简易培训手册 信息技术部 2007 系统登录 谢 谢 * * 使用PMS系统前必须输入自己的用户名和口令进行身份验证，只有合法的用户才能操作PMS系统。 接待员在登录系统时用自己的用户名和口令登录。 口令应保密，不可告于他人。 如果接待员离开总台，应将系统退出。不可最小化处理，以免他人误用。 锦江之星PMS系统按功能分为九类功能模块。 “前台管理”、“”前台辅助、“后台帐管理”、“会员”、“客史”、“日终操作”、“报表打印”七大类模块为连锁店日常进行操作的模块，各模块分别对应不同的操作。 “系统设置”、“系统维护”为IT人员进行开业、维护等设置操作使用的模块。 房态图 房态图是显示酒店目前房间使用情况的重要窗口，也是提供快速操作的重要窗口。房态图上方有一排过滤按钮用于对房态图中显示的数据进行过滤。 在实际使用中，公司将颜色统一设置成四种颜色： 绿色：OK房 、 红色：不可用房（包括：暂锁、修理、预订排）、 黄色：脏房、 白色：入住 以前PMS中内部用房功能、颜色均已取消。 散客预订 对于散客预订，必输选项有：姓名、到店时间、电话。如果客人在预订时支付了押金，可直接在预订界面中选择押金的类型并输入。若客人支付了定金，PMS4允许当场确定具体的房号。 在输入客人姓名后，系统会从客史中自动筛选出同名同姓的客人，并将其信息显示在客人一栏中。若此客人为回头客，用户只需选择相应的客人即可。 对于团队预订，必输选项有：姓名、到店时间、电话、联系人、房间数量。 预订查询功能主要用于查询预订现在所处的状态，并根据查询结果进行预订的入住、修改、取消、排房等操作。 散客入住 对于第一次上门入住的客人，接待人员应按客人填写的住宿登记单，将其客人信息完整地输入电脑。所有红色必填项输入后，点击“确认”，完成打印，客人信息就正式进入PMS系统了。下次客人上门入住时输入了证件号码后，该客人的客史信息就会被显示在屏幕上。 为了提高客人入住时输入信息的速度及准确性，PMS4支持第一代身份证、第二代身份证、驾驶证、护照的扫描。 操作顺序如下： 放入客人证件 — 选择证件类型 — 点击“扫描” — 取出证件原件核对 — 确认，完成输入 此功能用于查询住在店里的客人信息情况。查询的条件有姓名、证件号码等。如下： 在店客人查询 接待查询 接待查询是用于查询进行过预订、入住、离店等操作的客人情况的工具，是PMS重要功能之一。 系统默认查询所有进行过预订、入住、离店客人的资料。若要实现快速则可根据左侧的筛选条件进行查询。 对于处于不同状态的客人，查询后能进行的操作也各不相同。能进行的操作显示在屏幕下方。 用于查询店内所有的团队情况，默认条件查询结果包括预订的团队、已入住的团队、离店的团队的信息，对于已入住的团队，系统提供快速结帐功能。 团队查询 历史查询 PMS在运行了一段时间后，会产生许多历史数据，PMS4提供对历史数据的查询，查询的内容包括：历史帐户、分类帐、接待、预订等信息。 快速挂帐 在进行快速挂帐时，输入要挂入房间的房号，若输入的房号有客人入住，系统会将该房间的信息显示在屏幕左侧，若没有显示则表示房号输入错误，需重新进行输入。 在进行挂帐时，注意挂帐金额不要输错。 收银结帐 分帐：用于将选中的某笔帐目在A帐、B帐之间进行转换。 A帐： 此帐在进行结帐时会转入主帐房，由主帐房付款。 B帐： 此帐在进行结帐时不转入主帐房，由该房间自行承担付款。 结转：用于将选中的消费记录进行转外客帐或其它类型的帐户的操作。 只有不同类型的帐户间转帐才能使用结转，比如寓客帐转外客帐、外 客帐转寓客帐等，寓客帐转寓客帐、外客帐转外客帐相同类型帐户的 转帐请使用转帐功能。 协议公司开户 协议公司是和公司及连锁店签署了房价协议等相关的消费客户，协议公司分公司级和连锁店级两类，公司级协议客户由CRS系统传送到PMS系统中，连锁店级的协议客户由连锁店自己建立。 大客户：由CRS传送到PMS中的协议客户，客户合同适用于所有连锁店。 协议公司：连锁店自己签署的协议客户，该客户的合同只适用于本连锁店。 协议公司查询 协议公司能查询到所有的协议公司，并提供针对这些协议公司的信息修改、帐务处理等操作，如下图。 合同管理： 以前的PMS系统中协议公司没有合同的概念，增加了合 同管理后，连锁店能控制合同房价的有效日期 ； 帐务管理： 提供对该协议公司进行帐户管理 ； 日志： 提供查看针对协议公司操作的历史记录