活动执行流程详细表.docxVIP

TOC \o z，1-3，z 项目接洽I I策划方案I 一项目接洽流程 * - 厂 」项目1程厂 开拓、整合资源 规范、专业执行 构建、完善模式 —— 人员分组 项目筹备卜 —— 物料准备 —— 现场台本 ? I物料申请、审I核流程 项目执行I A [je箜粵遊 执行人员评估 （一）接洽流程 任务分工 准备工作 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 参与人员 联系方式 完成时间 备注 初步接触： ★公司宣传册及相关资料 ★本公司白有优势资源、活动经验； 了解项目规模、场地及其可操作性； 了解合作方关键人物、组织机构， 合作意向，资金条件； 了解对方的想法和建议； 1、细节洽谈（多次） ★白有资源、案例介绍PPT文档 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、 形式、主要内容建议；执行流程安排；大体 预算） ★讨论策划案，获取客户对活动的具 体要求及意见； ★获知项目的着重点及难点； ★客户的倾向性。 2、项目汇报 ★根据客户意见修改后的策划案（包含策划 执行方案、宣传策划案；详细预算） ★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT 文档； ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员， 答疑人员。 ★项目汇报； ★合同条款认定 （二）策划流程 任务分工 参与部门 讨论重点 会后工作 备注 初次策划会议 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责 人 ★项目背景、需求； ★是否值得继续跟进； ★活动概念和形式。 ★撰写初步策划案； ★报策划总监与分管副总。 谈判后 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责 ★客户意见； ★撰写策划执行方案初稿（含策划  协调会议 人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负 责人 ★策划案大体框架； ★形式和内容设计； ★项目基木成木； ★宣传炒作重点； 方案、宣传方案、预算方案） ★方案由设计师进行精包装； 细节谈判后 协调会议 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责 人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负 责人、部门总监 ★客户意见； ★内容、执行细节确定； ★现场效果图； ★宣传方案确定； ★物料方案 ★预算方案（成本/报价）。 ★撰写策划执行方案定稿（包括活 动内容、执行流程、人员分工、宣 传计划及预算）； ★拟定合作协议； ★确定盂外包工作并开始联络（演 艺、制作、场地等） ★确定执行工作组。 合同签订后 协调会议 执行匸作组成员 ★项目分解及完成时间图表（甘特 图）； ★安排各项工作。 ★项目正式立项 ★落实各项资源、外包 ★执行管控 （三）管控流程 管控环节 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 参与人员 联系方式 完成时间 备注 时间管控 时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行 的时间来倒推。 供应管控 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活 动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、咅响、舞台、服装、道具、特技、录制等， 这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管 理。 人力管控 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。  （四）标准管控工具：甘特图表 任务： 把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。 时间段： 对每一?个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。 优先顺序： 设定任务的优先顺序。 节点: 因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记岀來。 分工： 每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。 二、活动策划具体执行详细方案 一、前期准备 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 联系方式 完成时间 备注 （一）前期准备的宣传类 1、活动策划书 要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活 动策划书，这样比较方便接下來活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书， 策划书授主要的是冃的意义、活动内容方式及经费预算等。 2、正式发文 一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正 式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位 等。 3、悬挂条幅、张贴海报、 设置气拱门、电子屏 要完成以上这些冒传形式还是有一定的程序的，首先这些官传形式的文字内容都耍 由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。 4、幕布 目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸人小在经过设计，最后悬挂。 如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米， 高0.8米等。 5、借用展板 展板是用于活动的宣传，张贴海报等。  6、制作邀请函和节目单 一场活动我们为了扩