办公效率跟时间管理资料.ppt

第五章 办公效率及时间管理 提高效率、管理时间的一般方法 1、认识时间障碍认识时间障碍 2、目标管理 3、分清工作的轻重缓急 4、学会说“不” 5、授权 6、管理好电子邮件 7、积累节约时间小窍门 8、结成牢固的社会关系网 日常工作时间安排 1、安排商务日程应注意事项 2、工作计划的制定 3、工作日程安排 4、规划器 5、工作日志管理 6、约会安排 第一节 提高效率、管理时间的一般方法 一、认识时间障碍 一、认识时间障碍 二、目标管理——为什么需要目标？ 二、目标管理——为什么需要目标？ 四、学会说“不” ■拒绝的学问 不要立刻就拒绝 不要轻易地拒绝 不要盛怒下拒绝 不要随便地拒绝 不要无情地拒绝 不要傲慢地拒绝 要能婉转地拒绝 要有笑容的拒绝 要有代替的拒绝 要有出路的拒绝 要有帮助的拒绝 五、 授权 授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个领导者的责任以及决策权利有关 委派授权是帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个领导者的聪明才智 授 权 应 有 的 心 态 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 授权的形态 主要可以分成两种形态： 下达指令 充分信任 委派授权技巧 预期的成果 解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 询问下属的意见及疑问 应守的规则 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气 如何介定哪些工作委派 二、工作计划的制定 （一）、什么是计划？计划是对即将开展的工作预先提出目标，制定出步骤、方法、措施，并用书面语言表达出来的应用文。 （或计划是单位、部门或个人，在一定的时间内，为完成某项任务或为达到既定目标所作的打算和安排。） （二）、计划的特点： 全面性、时限性、科学性(指导性和可操作性）、预见性（前瞻性）、针对性 （三）、计划的作用 ： 1、可以做到心中有全局，奋斗有目标、行动有遵循，避免或减少盲目性和被动性，增强主动性 2、可以使行动有条不紊，能合理安排人力、物力、财力和时间，避免出现轻重倒置和先后不分。 3、可以预先估计可能出现的问题和情况，提前做好安排，取得应变的主动权。 4、便于总结，推动工作的全面进步。 （五）、条文式计划的格式和写法 五、日志管理 手工日志和电子日志注意事项 手工日志和电子日志的优缺点 （略，见教材126—129页） 日志的内容 一、当天的工作重点，即主要精力用于做什么了； 二、值得记录的工作方法，即在当天工作中学习和领会到的工作方法，也就是每天的提高； 三、工作中的重大失误及解决方式，不要怕问题暴露，这是为了避免犯重复的错误； 四、明天或今后一段时间的工作中，需要注意的工作内容，如连续性的工作，今天完成到什么地步，明天继续实施时从哪里开始，其中有什么变化等 六、约会安排（略，见教材129页） （四）、计划的分类1、按名称不同来分：规划、方案、安排、打算、要点、设想、意见等2、按性质不同来分：综合性、专题性3、按内容不同来分：工作、学习、生产、科研、销售、实验等4、按时限不同来分：长期、中期、短期、年度、季度、月、周等5、按范围不同来分：国家、单位、部门、个人、班组等6、按表达形式不同来分：表格式、条文式、综合式 1、标题：第一行 居中 （1）、全称标题：单位+时限+内容+文种 （2）、非全称标题：党政机关为指导下级机关相应部门的工作而发的，可以省略单位或时限 （3）、需经讨论或批准的，在标题后用括号加“草案”、“初稿”“讨论稿”字样 2、正文 （1）、前言部分：指导思想、制定的依据、基本情况、总目标、工作的简单回顾等 （2）、主体部分：目标明确（任务和要求）——做什么 措施得力（方法和措施）——怎么做 步骤合理（时间和进度）——何时做何事 （3）、其它事项：注意事项、检查办法、修订办法、重难点说明等 3、附件说明 4、具名和日期（落款）（1）、不要与标题重复 （2）、是单位的要加公章 三 要 素 几种计划的区别 规划：是具有全局性的、较长时期的设想，内容粗略涉及面广，只是 交代工作的大概的轮廓。 方案：从目的、要求、方式、方法、步骤等方面作全面而细致的安排。 安排：是对短期内工作进行具体布置的计划，内容单一，措施具体。 设想：是初步的草案性的计划，是一种粗线条的非正式的工作安排。 打算：是短期内工作的要点式的计划，它的指标和措施都较为粗略，具有草案性。 要点：是列出工作的主