5日常业务处理.pptVIP

第三章（二） 要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。 完成实训四所要求的内容。 3.1 总账系统的任务 基本功能结构 3.2 日常业务处理 在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。 3.2.1 填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。 填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。 1. 增加凭证 记账凭证一般包括两部分： 一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。 输入凭证头部分 填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。 在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。 输入凭证正文部分 凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为“零”，红字以“－”号表示。 输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。 当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。 其他辅助核算科目可以参照录入。 5. 查询凭证 ? 在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。 3.3.2 审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。 凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。 在确认一批凭证无错误时可以在“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张“、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。 例　题（25） 资料： 以王瑞的身份登录注册，审核1月份填制的凭证。 3.3.3 出纳签字 出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。 出纳签字方法和审核一样，不再演示 出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。 已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。 出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。 凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。 只有涉及“现金”及“银行存款”科目的凭证才需出纳签字，也就是说只有收付款凭证才需出纳签字? 3.3.3 记账 记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。 在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。