《企业新晋员工职业化训练教程》第08讲 有效的会议.pdf

第八讲 有效的会议 为什么开会为什么开会 为什么开会为什么开会 会议是商务活动的一会议是商务活动的一 会议是商务活动的一会议是商务活动的一 个重要部分个重要部分，是进行工，是进行工作的作的 个重要部分个重要部分，，是进行工是进行工作作的的 一个重要工具一个重要工具。。 一个重要工具一个重要工具。。 全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议 全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计一份美国的调查统计 一份美国的调查统计一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员 每周约花1/4的时间在开 会上； 中上级的经理约1周2 天；资深行政人员则多 达1周4天。 研究显示，除了一对一 的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多。 你会开会吗你会开会吗？？——只有你重视了开只有你重视了开 你会开会吗你会开会吗？？ 只有你重视了开只有你重视了开 会，会，你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的会议 会会，，你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的会议 你开会会迟到你开会会迟到 你开会会迟到你开会会迟到 吗？吗？ 吗吗？？ 会议主持者的技巧会议主持者的技巧 会议主持者的技巧会议主持者的技巧 1、1、 邀请与会者邀请与会者 11、、 邀请与会者邀请与会者 选择出席者选择出席者 选择出席者选择出席者 ——哪些人必须来开会哪些人必须来开会？？ 哪些人必须来开会哪些人必须来开会？？ 提供信息提供信息者者 提供信息提供信息者者 提供意见提供意见者者 提供意见提供意见者者 提供特殊的专长提供特殊的专长的人的人 提供特殊的专长提供特殊的专长的人的人 能够能够授权授权的人的人 能够能够授权授权的人的人 通知与会者通知与会者 通知与会者通知与会者 通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和 通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 •在上一个会议上宣布在上一个会议上宣布；； 在上一个会议上宣布在上一个会议上宣布；； • 电子邮件电子邮件；； 电子邮件电子邮件；； • 电话电话；； 电话电话；； •书面通知书面通知；； 书面通知书面通知；； 等等等等 等等等等 2. 准备议程准备议程 准备议程准备议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项会议议程是需要提出并讨论的问题或项 会议议程是需要提出并讨论的问题或项会议议程是需要提出并讨论的问题或项 目的清单目的清单。它应当简洁。它应当简洁、一目了然、一目了然 目的清单目的清单。。它应当简洁它应当简洁、、一目了然一目了然 编写议程时要注意几点编写议程时要注意几点：： 编写议程时要注意几点编写议程时要注意几点：： •议程开头为会议的日期议程开头为会议的日期、时间与地点、时间与地点；； 议程开头为会议的日期议程开头为会议的日期、、时间与地点时间与地点；； •每一项均有一个编号每一项均有一个编号；； 每一项均有一个编号每一项均有一个编号；； •每一项均有一个起始时间每一项均有一个起始时间；； 每一项均有一个起始时间每一项均有一个起始时间；； •下次会议细节写在议程的末尾下次会议细节写在议程的末尾。。 下次会议细节写在议程的末尾下次会议细节写在议程的末尾。。 委员会议议程委员会议议程 委员会议议程委员会议议程 7月6日上午11点 格林饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致