英文商务信函写作的基本知.pdf

Fundamentals of Writing English Fundamentals of Writing English Business Letters Business Letters 英文商务信函写作的基本知识 英文商务信函写作的基本知识 1.1 Introduction （简介） 1.1 Introduction （简介） 目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以 及信封和信函的基本构成和行文要求。 1.2 Requirements for Business Letter 1.2 Requirements for Business Letter Writers （商务信函的写作要求） Writers （商务信函的写作要求） 要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下 条件： （1）精通英语（Good command of English ） （2 ）通晓外贸理论和实务（Knowledge of business theory and practice） （3 ）通晓术语（Knowledge of technical terms） （4 ）通晓人的心理（Knowledge of psychology） （5 ）熟悉推销艺术（Skills in salesmanship ） 1.3 Seven Guidelines of Writing English Business 1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters （英文商务信函写作七原则） Letters （英文商务信函写作七原则） “7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体 谅和完整。 1. 清楚（Clarity） 商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或 产生误会之处。 2. 简洁（Conciseness ） 言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于 书信的完整和礼貌。 3. 正确（Correctness ） 正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号 和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实 和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及 商业术语正确。 4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词 语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般 使用主动语态来陈述内容。 5. 礼貌（Courtesy） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。 此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或 语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互 惠互利。 6. 体谅（Consideration ） 发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在 分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需 要的信息。 7. 完整（Completeness ） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信 人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提 出的全部问题和要求。 1.4 Addressing Envelopes （信封的写法） 1.4 Addressing Envelopes （信封的写法） 在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人 地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不 同于国内信封的写法，见图1-1。 图1-1 寄往国外信函的信封写法 图1-1 寄往国外信函的信封写法 General Trading Co. 28 North Road ＳＴＡＭＰ Beijing 100020 P. R. China Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street