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2-2 接待报到工作 P46案例 思考： 1.接站时 ，如果客人分批到达，应如何合理安排接站人员和车次？ 2.如果你是马芳，当面临客人已经到达而另一批客人晚点这种情况，应如何处理？ 3.马芳在接站工作中存在哪些不足？ 情景模拟 还有两天就是会议报道日了，参加会议的同仁们就要来公司交流经验了。这是一个向全国医药专家学习的好机会，公司上上下下都很重视。这不，安排秘书小辛全程参与外地宾客的接站、报到和签到服务。可这样的工作对刚来不久的小辛来说还很陌生，她从来没做过，不知从何做起 接待工作的几个要素 来访者 来访意图 接待者 接待任务 接待方式。 任务： 请分别找出P46案例中的这些要素 我院英国来访客人的接待日程。讨论你得出的信息。 一、接待规格的确定 (一)接待规格的种类 1．高规格接待。 主方主要陪同人员的职务、级别比客方主要人员高。 高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 2．对等接待 主方的主要陪同人员与客方主要人员的职位、级别等同的接待，即是对待规格的接待。这是最常用的接待规格。 3．低规格接待 主方的主要陪同人员的职位与级别低于客方主要人员的接待，即是低规格接待。这种接待规格常用于基层单位，比如上级领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也比上级领导低，这就属于低规格接待。 电子教案模版配色（3） 接待规格与接待计划 接待工作 一、接待规格的确定 小提醒 电子教案模版配色（3） 高规格接待需要注意的事项 确定接待规格一定要考虑到多方面因素。并不是规格越高越好。经常用高规格接待，有以下三个负作用：（1）经常使用高规格接待客人，会让客人轻视主方公司；（2）经常使用高规格接待，会影响领导的工作。（3）经常使用高规格接待，会让不同企业相互攀比，产生厚此薄彼的误会。 一、接待规格的确定 (二)接待规格的确定依据 1．来访者的身份。 2．双方的关系和利益。双方关系密切且事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，可以派出身份较高的领导人出面会见，即高规格接待。 3．对方的会见要求。 4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，并道歉。 5．对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准 接待规格与接待计划 电子教案模版配色（1） 辅助用品的准备 　　　辅助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有： （1）接待用车。如迎送客人用的大小轿车。 （2）接待标志。如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员统一服装和证件等。 （3）接待设备，如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。 （4）接待礼品。部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。 接待的准备工作 1.宾客基本情况 2.制定迎接计划 3.确认身份 4.介绍、名片交换 5.来宾引导 宾客简况 抵达时间 抵达地点 迎送方式 迎宾人员 迎宾时间、地点 交通工具 使用接站牌 使用欢迎横幅 使用身份胸卡 自我介绍 二、会议接待的礼仪 三、接站服务 1.拟定接站工作安排 P48 2.任务：根据P48的接站计划，制作接站牌 3.接站工作的注意事项 （1）要有统一的指挥调度系统 （2）安排足够的车辆和接站人员 （3）会前通知内容要详细 （4）工具准备要充分 时差 总部设在美国东部的某公司是一家大型机器制造商，该公司在美国西部西雅图一家饭店安排了一个会议。公司的会议秘书长通知承办饭店：与会者将在星期天下午4：00签到入住。以下是该会会议秘书长发给饭店前台和餐厅的文件。 致：饭店前台接待部 周日是XX公司会议签到日，下午4：00左右将是客人签到入住的高峰时间，600名会议代表将分成两个航班抵达。请您在前台安排好人员，以处理超员情况。 致：饭店餐饮部 因大批客人入住，请在下午以前安排好服务员。XX公司在周日晚间无餐饮活动安排，因此各餐厅届时会爆满。 但会议组织方和饭店忽略了美国东、西海岸的时差。当东部时间下午4点时，西雅图时间为下午1点，600名与会者已达到饭店，饭店代表面对的是长长的等候队伍和为数不多的签到服务人员。更加糟糕的是，会议代表入店的时间正是通常办理退房手续的时间，签到处一片混乱，代表们纷纷抱怨，对XX公司的会议组织能力提出了批评。 思考： 1.会议主办方为什么会受到与会代表的抱怨？ 2.怎样能避免上述问题的出现？ 两名同学做接站人员，五名同学做客人，完成接站过程。 接待英国代表团 入学之初的报到经历，哪些是你印象深刻的内容。现在你熟悉了学校的环境，你能否完成一次报到工作。 四、报到服务 自作聪明的高秘书 恒达公司要举办一个新产品的推广发布会，邀请了各界人士参加。很多客户对这个新产品很感