《管理沟通》第6讲会议沟通.pptVIP

第六章 会议沟通 学习目的 明确会议目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议角色与职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略 经常困惑人们的会议沟通问题 企业会议的困惑 企业老总： 　　 典型状态：经常性的会议缠身。 　　 典型困惑：“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。” 　　 下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。　 中高层管理者 　　 典型状态：大小会议怎一个“乱”字了得。 　　 典型困惑：“老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。” 下级部门领导、员工 　　 典型状态：麻木参会。 　　 典型困惑：“领导开会大多‘一言堂’，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”　 会 议 “会”，是聚集、会合 “议”是商议、议事 会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。 一 会议的目的 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 三 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 3.1 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 拟定会议议程 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且 知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 12月15日，重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午10点，伴随着雄壮的国歌，庆典大会在学院综合运动场隆重举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区政府、区政协四大班子领导，友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校友，离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。 重庆科创职业学院创办人、董事长何济先生致欢迎辞。重庆科创职业学院院长戴伟在会上作了题为《风雨兼程二十年，直挂云帆济沧海》的讲话。 会上，表彰奖励了朱训华、王和平、黄贻培、陈莉、万兵、徐继义等六位 “科创功臣奖”，周思德等12位“突出贡献奖”、李杰等18位模范奖。 中共重庆教育工委委员、重庆市教委总会计师邓睿，永川区人民政府副区长孔萍，对科创学院的办学成绩给予了高度评价。 重庆理工大学副校长张晓洪教授、香港电讯盈科重庆公司香港籍总经理马震洲、校友代表广东虹鑫科技有限公司公司董事长黎玲，教师代表徐继义副教授和学生代表夏爽先后发言。 庆典结束时，和平鸽在蓝天上自由翱翔，《科创学院之歌》响彻云霄！ 任务一： 制作2013年学校校庆会议议程 会议记录 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词 并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 主持人的素质 思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默 主持人的主要职责 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度 座次排序基本规则： 以右为上（遵循国际惯例） 居中为上（中央高于两侧） 前排为上（适用所有场合） 以远为上（远离房门为上） 面门为上（良好视野为上） 会议座