4.2.3文件控制程序.doc

1 目的 通过对与质量管理体系有关的文件及其它公司级制度（标准）的控制，确保ISO9001质量管理体系能够充分性、适宜性和有效性运行。 2 范围 本程序适用于与本公司质量管理体系有关的文件及其它公司级制度（标准）的管理控制并对文件的编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、作废、销毁和归档等做出了具体规定。 3 职责 3.1 各层级类别文件的编审批权限如下： 文件层级与类别 编 制 审 查 批 准 一级：质量手册 体系专员 管理者代表 总经理 二级：程序文件 部门部长 管理者代表 总经理 三级 管理标准 相关人员/部门部长 主管副总 总经理 技术标准 相关人员/部门部长 总工程师 主管副总 作业标准 相关人员/部门部长 主管副总 总经理 记　　录 相关人员 部门部长 主管副总 3.1.1质量手册、程序文件为公司的一级和二级文件，由综合管理部保管。 3.1.2管理标准：企业综合管理标准和相关部门专业管理标准（财务管理制度、生产管理制度、质量管理制度、技术管理制度等），由综合管理部保管。 3.1.3技术标准：产品技术类标准，如产品标准、产品设计图纸、工艺文件、检验规程、作业指导书以及外来技术规范、产品执行标准等，由技术部门保管。 3.1.4记录：以提供产品符合要求和质量管理体系有效运行的证据资料，由各部门自行保存。 3.1. = 5 \* Arabic 5文件发布前必须得到授权人批准，以确保文件的充分与适用性。 3.2文件的配置与发放 3.2.1公司所有文件经过职能部门编制后，统一由综合管理部对编号和格式进行审核，并统一发放。 3.2.2文件下发前，文件管理部门根据使用部门需要，进行配置，按照规定审批后，参照下表注明部门受控编号并加盖“受控”章。 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 总经理 管理者代表 主管副 总 总工程师 综合管理部 财务部 营销中心 技术部 质 管部 制造部 供应科 安全设备科 小艇车间 艇架车间 电器车间 3.2.3管理标准文件由综合管理部根据文件发放配置规定进行发放，填写《文件发放/回收登记表》，并由收文部门在《文件发放/回收登记表》中签收。 3.2.4技术标准文件由技术部根据文件配置规定进行发放，填写《文件发放/回收登记表》，并由收文部门在《文件发放/回收登记表》中签收。 3.2.5当文件持有部门的文件破损严重到影响使用时，需提出书面申请，经部门负责人审批后到归口管理部门办理更换手续，交回破损文件,补发新文件。分发号仍沿用原分发号，文件管理员将破损文件收回销毁处理。 3.3文件使用 3.3.1文件使用人应妥善保管文件，保证文件清晰，以便于识别；文件不得外借，文件若有遗失，应及时报告登记、并做出书面说明后，并办理补发手续。 3.3.2当文件发生更改时，应在修改记录中注明修改信息，使文件使用人员便于识别。 3.3.3综合管理部应编制《受控文件清单》发至相关部门，并及时将变更情况通知相关部门，便于各部门识别使用。 3.3.4各部门负责人应及时组织本部门相关人员对文件进行学习，确保文件的认知率与执行率。 3.4文件更改 3.4.1文件的更改，由更改部门填写“文件更改通知单”，经原审批部门/人审批。 3.4.2文件的更改和现行修订状态，要标明更改的次数或状态标识。 3.4.3文件更改方式：可根据更改的面积和次数，采用划改、换页或换版。 3.5文件编号 3.5.1质量手册； HX/QM-A（B、C、D……）-XXXX HX—-—-公司名称代号(恒信HENG XIN 拼音的第一个大写字母的缩写) QM—--—质量手册代号 A—--—版本号A（B、C、D……）版 XXXX-----发布年份号 3.5.2程序文件； HX/QP-XXX-A-XXXX HX—-—公司名称代号 QP—-—程序文件代号 XXX-----标准中对应的章节号 A—---—版次/版本号A（B、C、D……）版 XXXX—--—文件发布年号 3.5.3管理文件 HX/QG- X -XX-XXXX HX—--—公司名称代号 QG—-—管理文件代号 X—----—序列号（01、02、03……） XX—--—部门职能代号 XXXX—--—年份号 3.5.4技术文件 HX/QJ- X -XX-XXXX HX—--—公司名称代号 QJ—--—管理文件代号 X—----—序列号（01、02、03……） XX—--—部门职能代号 XXXX—--—