新北各级学校公文缺失自我检核项目正确作法.doc

新北市政府各級學校公文缺失自我檢核項目正確作法註記 文號： 作業階段 序號 缺失項目 正確作法 文 稿 陳 核 階 段 1 未以學校用格式簽擬公文 辦稿時應以學校用格式簽辦。 2 機密文件未以機密公文傳遞封遞陳 機密公文應以機密公文傳遞封送陳；來文為密件或案件具有檢舉控訴性質者，應以密件方式辦理 3 人名、地名、物名、日期、文號等錯誤 文書處理手冊十六、公文製作一般原則： (二) 擬稿注意事項如下： ３敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。 4 文內具錯別字 文書處理手冊：三十四、閱稿應注意事項： (七) 有無錯別字。 常見錯別字如後附表格 5 金額或書寫方式錯誤 （正確範例：6億3,944萬2,789元） 1.公文具法定效力，金額應詳實校對，不可錯誤。 2.金額書寫→ 億萬元（正確範例：6億3,944萬2,789元）。 3.如中間遇零時，無須填寫例如：8億896萬23元 6 公文以剪貼方式簽辦 1.不論創簽文稿或簽擬會辦意見，皆須保持文稿完整，不得以剪貼方式辦理。 2.會辦意見欄不敷使用時，請以簽稿會核單或便簽方式簽擬。 7 引用法條錯誤 各項案件應明確敘明問題核心、法令依據，並提出適法性及妥適之建議，如有法令模糊或適法性疑義時，應諮詢法制單位意見，俾作出最適切之建議方案。 8 送請陳核公文已修改5處以上未清稿 公文稿面應保持清潔：文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿，再陳核判。 9 簽會其他處室意見不一時，未綜簽陳核 會簽公文時應先溝通協調：如有與其他處室意見不一時，應先行溝通協調取得共識後再行簽辦，若確實無法達成共識則以綜簽分析利弊得失後再行簽核，俾供裁示。 10 未就各方案分析利弊得失或提建議方案供首長裁示 承辦機關應擬具相關可能性方案，並就各方案分析利弊得失，提供建議方案俾供首長裁示。 11 其它:__________________________________ 發 文 歸 檔 階 段 12 機關基本資料錯誤：如發文代字、機關銜別、連絡資訊等 聯絡資訊：為方便受文者聯繫承辦單位，一律列示單位地址、傳真及電子信箱。 13 公文核判日期與實際發文日期逾2日 文稿核判發文後應依公文處理時限規定送請發文，不得積壓。 14 未判行或未會稿完成 核決文稿主管，應明確批示，同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示，紙本簽核應親筆簽名或核蓋職名章，有會辦情形者應完成會辦後送請發文。 15 未填具決行層級或文末分層負責註記字樣錯誤 依分層負責授權簽署公文文末應由機關首長署名及用印。 文末毋須加署之文件：包括書函及開會通知單等，請核蓋機關條戳。 16 校對欄未蓋章 依核判之文稿，將公文稿修正並校對完妥，紙本簽核應於原稿「校對」處加蓋職名章。 17 備註欄位未依規定填具 備註欄位未依規定填具： 1.擬辦方式欄：先簽後稿、以稿代簽、簽稿併陳、雙稿：稿1等。 2.文稿類型備註：刊登公報或刊登電子公布欄等。 3.附件用印備註：如：處分書2份請用印，並加蓋承辦人職名章。 4.其他備註：如：公文自領、郵寄種類、重新對應、分址分文或其他須註明事 項，公文自領部分應加蓋承辦人及單 位主管職名章。 18 附件欄未敘明或附件未標示 公文如有附件，應在本文中及附件欄位註明（例：註明名稱、數量或「如主旨」、「如說明一」等，不可使用「如文」等語意不清之寫法）。 紙本附件應裝訂完妥並以附件條戳標示受文者。 19 電子交換公文，附件電子檔未上傳或附件格式錯誤 附件以Ａ4直式橫書格式製作為原則，如屬電子公文，承辦人員應夾帶附件電子檔作為發文附件。 20 附件內容有誤或份數不足，未修正影印檢齊 承辦人送請發文應檢齊附件，確認附件內容、份數無誤，受文者附件不同時，應以附件條戳標示避免錯置。 21 未列印紙本公文或公文未採雙面列印（公告除外） 1.公文屬密件、人事派令、受文者需個別套印，由承辦人自行列印紙本公文，餘由學校發文人員列印；另除公告外均應採雙面列印。 2.各機關文列印紙本公文權責，由各校自訂之。 作業階段 序號 缺失項目 發 文 歸 檔 階 段 22 電子交換公文，附件電子檔未上傳或附件格式錯誤 附件以Ａ4直式橫書格式製作為原則，如屬電子公文，承辦人員應夾帶附件電子檔作為發文附件。 23 附件內容有誤或份數不足，未修正影印檢齊 承辦人送發文應檢齊附件，確認附件內容、份數無誤，受文者附件不同，應以附件條戳標示避免錯置。 24 文內數字（日期、金額）未依規定填具 公文中以阿拉伯數字書寫金額、數量時格式應統一，並依文書處理規定， 億萬元用中文表示（例如：6億3,944萬2,789元），另同一組數字應書寫於同一行，不可拆成兩行書寫，且數字超過三位以上者，應標記千分