公文管理规定.doc

北京光禾嘉润物业管理有限公司 共 NUMPAGES 14页 第 PAGE 8页 公文管理规定 第一章 目的 为规范公司公文处理流程，使其程序化、标准化、制度化，明确各责任主体及管理权限，提高公文处理效率和公文质量，加强公文制发管理，特制定本规定。 第二章 适用范围 本规定适用于公司各部门。 第三章 公文管理范围 公文管理范围分为： 公司级文件； 各部门申请发出的文件； 各部门报公司领导的请示、报告文件； 公司所有对外行文的文稿； 其他需要办理的公文。 第四章 发文权限 所有公文均应以公司或运营部、物业部、策划推广部、资产财务部、人力资源部、行政管理部部门名义行文、呈报及发文，上述业务及职能部门内部的各专业部门不得以公文形式行文。 第五章 公文的种类 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 通知：适用于发布规章制度、传达、批转上级、同级、不相隶属部门的公文；传达要求下级部门和需要有关部门协助或需要周知或共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项。 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或撤销各部门不适当的决定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 批复：适用于答复下级部门的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神、要求与会人员共同遵守执行。 第六章 职责 总经理负责签发以公司名义发布的文件。 各部门负责本部门的公文起草、编号、报送、存档。 行政管理部负责收文的归类、登记、传达、催办、收档，按来文的内容分类编排等工作。 行政管理部负责对所有以公司名义发文的复审，并签署拟办意见呈送逐级审签。负责文件的编号、登记、打印、装订、用印、存档；负责发文原稿及正式文稿的移交，以及督促各部门按规范发文、报送、保存。 第七章 公文格式 完整的公文格式包括文头、行文、文尾三部分： 文头：由秘密等级、缓急程度、文件名称、发文字号等项组成。 行文：由公文标题、正文、附件标题、发文部门、成文时间、印章等项组成。 文尾：由主送范围、抄送（抄报或发）范围、关键词印发份数等项组成（对需了解文件内容的上级部门用“抄报”，同级部门和无隶属关系部门用“抄送”，下级部门用“发”）。 公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型（297mm*210mm），左侧装订，公文式样参见附件。 公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部、普通五级，按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类： 文件类别 泄密影响 包括范围 传阅范围 绝密文件 重大 销售政策、客户档案、分配政策、产品定价调价方案、综合产品成本资料、专有技术资料等文件 公司总监级 及以上人员 机密文件 较大 重大机构和人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同、财务报表等 公司总监级 及以上人员 秘密文件 一般 公司工作总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划、销售报表、工资报表、质量报表、重要会议纪要、一般机构和人事调整报批文件 公司部门经理级 及以上人员。 内部文件 　 公司各项规章制度 公司员工 普通文件 　 可以对外公开的文件（如会议通知、一般事务性公文经验介绍、企业宣传资料等） 公司员工、对外公开 特急文件 　 必须在收文或发文后一天内办理完毕 　 紧急文件 　 必须在收文或发文后三天内办理完毕 　 普通文件 　 不要求在三天内办理完毕 　 公文编号规则： 公司级文件：由行政管理部统一编号，编号格式为“GHJR+（文件类别）+【年份】+第××号”。 部门级文件：由各部门自行编号，编号格式为“光禾嘉润+部门简称+文件类别+字+【年份】+第××号”，其中部门简称规则为： 运营部：YY 物业部：WY 策划推广部：CH 资产财务部：CW 人力资源部：RL 行政管理部：XZ 字型字体与间距规则： 大标题：黑体小二号加粗 小标题：黑体小三号加粗 编 号：宋体四号 正 文：宋体四号，小四号或五号 附件标题：宋体四号 关键词：宋体四号 页 码：宋体五号 行间距：固定值，23磅 字体间：标准 结构层次序数：第一层为“一”，第二次为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 第八章 公文处理关系与办理规则 行文原则上由主管职能部门拟稿，报行政管理部门审核，需要会签的文件要有相关负责人会签，总经理签发，并由行政管理部门统一收发、登记、编号、上报。 报总经理审批的公文必须先交至行政管理部门统一处理，拟稿部门经统一备案