论秘书的应变能力.docVIP

孝感学院文学与新闻传播学院2011届学士学位论文 论秘书的应变能力 第 PAGE 13 页（ 共 NUMPAGES 13 页） 论秘书的应变能力 在如今这个日新月异飞速发展的时代，应变能力是我们应当具有的基本能力之一。因为我们每天都要面对比过去成倍增长的信息，如何迅速地分析这些信息，是我们把握时代脉搏、跟上时代潮流的关键。这是从大的角度来说的，其实我们在工作学习中也常常会遇到各种各样意想不到的情况，具有良好的应变能力事情就会迎刃而解，缺乏应变能力麻烦就会像雪球越滚越大。秘书人员的工作亦是如此，本文将从秘书人员应变能力的具体表现以及培养几方面来展开讨论。 要了解文秘的应变能力首先要理解什么是应变能力。应变能力是指自然人或者法人在面对外界事物的突然改变或意外事件等压力时，能迅速的做出反应，并寻求合适的方法，使事件能够妥善解决的能力，通俗的说就是应对变化的能力。这种应对变化的能力可能是本能的，也可能是经过大量思考过程后，所做出的决策。通过对应变能力的了解，我们可以将秘书的应变能力概括为：秘书的应变能力主要是指秘书人员在工作中，能够根据不同的工作坏境，不同性质的事情以及工作中出现的各种意外、危机事件所做出的反应和采取的措施【1】。由此我们可以看出，一个成功的秘书人员，必须具备较强的应变能力，只有这样，秘书人员才能够协助上级把诸多事情处理好，把复杂的关系理顺，做一个让领导放心同事满意的好秘书。 一、秘书应变能力的具体表现 秘书人员工作涉及面广，接触的人较杂并承担着大量事物性的工作，所以工作中常常会出现一些意想不到的情况，这就需要秘书人员有较强的应变能力来应对变化处理问题。这种能力涉及多方面的问题，所需探讨的方法也是较为复杂的，下面我们从秘书的主要工作性质协调和秘书在应对问题所应具备的语言艺术以及在一些较特殊的危机情况下如何应对来进行探讨。 （一）、应变能力在与领导关系处理上的运用 秘书作为上司的助手，是上司最贴身的辅助人员，上司是其最主要、最直接的服务对象，因此处理好与上司的关系，是秘书的必修课题【2】。秘书欲与上司保持默契和谐的关系除了要高质高效的完成上司布置的任务之外，还应当会积极应变，揣摩上司的意思、维护上司的权威。 1、面对上司的模糊交代时旁敲侧击 透彻的理解上司的意图是办理好事情的前提，但在交代事情的时候并不是每次上级都会清楚具体的告诉秘书去做什么，有的时候可能应为种种原因上级交代的比较粗略，秘书在着手去做的时候就会感觉还有很多地方不是很明白清楚。比如，上级交代要写一份演讲稿，但因为忙，就只说了下题目或简单讲了下大概意思。秘书在动笔写的时候就会感觉无从下手，因为不知道什么要重点讲，具体要求是什么。这时秘书人员就很犯难，倘若直接找上级细问，一方面领导不一定能耐下性子来给你细讲，另一方面，他可能会认为你在他交代任务的时候没有用心去听或者不肯动脑筋而对秘书产生怀疑跟厌烦。碰到这种情况时，秘书应该采取一定的策略，有艺术的旁敲侧击，可以在适当的时候，在一个轻松的环境下，借讨论某一件事或者观点入手，自然地引到你要问的事情上去，从而领悟上级的意图达到明义的目的【3】。 2、当上司面对难堪时需要委婉圆场 秘书作为上司的助手，既是上司的办事员、代笔人，又是应酬各种场合的公关人员。所以帮助上司把复杂的人际关系调理顺，是秘书人员的必须做到的。由于上司的应酬面广，上下左右无不接触，各种各样的人都有可能碰到，碰钉子也是不可避免的，在上司身边的秘书也常常会碰到一些上司难堪的场面：如下属对上级的顶撞争辩或者是上级领导对自己上司的批评。在这种情况下秘书就要视具体情况而灵活处理。如果遇到下属与上司争吵顶撞，秘书人员应该把着眼点放在调节关系上，应该耐心的把上司的意图跟部下解释清楚，并对部下好的想法予以肯定，在此基础上将其出发点引到上司的思想观念上来，这样，通过秘书的中介作用就能打破僵局化解矛盾，融合思想达成一致意见。如果碰到的是上级领导对自己上司批评的场合，秘书最好回避，这样就不会让上司感觉在自己部下面前丢了面子，维护了上司的威严，事后如果条件允许，可以给自己的安排个轻松愉快的活动，调节一下他的神经消除不愉快的情绪。相信这样上司对你的印象分肯定不会低的【4】。 3、面对上司的赞扬、责备需要冷静反思 秘书人员在工作中经常会得到上司的赞扬或者是责怪，无论是赞扬还是批评都会在秘书心中搅起小小的波澜，得到赞扬时容易沾沾自喜，觉得很有成就感；得到批评时又容易垂头丧气，觉得以前的努力都白费了。因此作为秘书人员应该有较深厚的思想修养，有较强的心理调控能力，在日常工作中，要能把握自己的重心，立足自己的基点，控制自己的情绪，在受到赞扬时反思自己的不足，在受到批评时在反思错误的同时还要看到自己的长处。认准自己的理想与追求，把准人生的天平尺码，一