质量管理体文件编写说明.docVIP

PAGE PAGE 3 质量管理体系文件编写说明 一、质量管理体系文件主要有五种类型：质量方针和目标、质量手册、程序文件、工作文件和质量记录 1、质量方针和质量目标 质量方针是由公司的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向。质量目标是指在质量方面所追求的目的。质量方针应与组织的总方针相一致，并为制定质量目标提供框架，质量目标通常依据质量方针制定，质量方针和质量目标均应形成文件并颁布实施。 2、质量手册 质量手册是阐明一个公司的质量方针，并描述其质量管理体系的纲领性文件。质量手册必要覆盖标准要求，即对每一个条款都作出公司如何遵循的描述。 （文中所有依据、引用标准都必须是国家标准GB/T13391-2000，而不是ISO9000） 3、程序文件 程序文件是指把为完成某项质量活动而规定的顺序、内容和方法写成书面材料并正式颁布而形成的文件，是质量手册的支持性文件。一般来说，质量手册对质量管理体系的描述是纲领性、原则性的，不涉及工作上的具体细节，而程序文件则要细致得多，是直接针对某个部门的，是各部门质量活动的具体要求，不仅要说明应该做什么，还应提出怎样做，由谁做，如何控制和记录，产生什么报告或文件等要求。 程序文件的内容必须同质量手册的规定要求相一致，同时应简练、准确，具有很强的可操作性要求。 4、工作文件 工作文件是针对个人或岗位编制最具体的操作性文件，包括作业指导书、岗位责任书、检验指导书等，都是针对操作者或岗位编制的。 （1）作业指导书：是操作工艺规程的细化，对各道工序各项作业为操作者提供最详细的指导。 （2）岗位责任书：是阐明各个岗位的目的要求，工作内容和范围，责任和权力，工作步骤与方法。 （3）检验指导书：是具体指导检验员如何抽样，如何判定产品的合格与不合格等。 5、质量记录 质量记录是为已完成的活动或达到的结果，提供客观证据的文件。质量记录记载了质量管理体系运行过程，便于查找问题的出处及责任者，分析出现问题的原则，为质量改进提供基础数据。因此，质量记录是基础性、鉴证性的质量文件，要保证其客观真实，也要注意及时整理归档，便于查阅，并要保留一定时间（至少有3个月以上记录）。 6、申报国家级酒家的申报材料必须包括：质量手册、程序文件、工作文件、质量记录（可独立装订，也可合订一本） 二、质量管理体系文件的层次结构 方针 和目标 质量手册 程序文件 工作文件 质量记录 质量管理体系五个文件的性质、使用对象、作用是不同的。 第一层次质量方针和质量目标，是总的方向和目的。 第二层次为质量手册，是纲领性文件。 第三层是程序文件，是针对各个职能部门的，是质量手册的支持性文件，同时又受到工作文件的支持，起到承上启下的作用。同时，各部门间的横向联系和接口，主要也是在程序文件中予以规定。所以，程序文件又具有横向协调的作用。在质量管理体系文件中，程序文件编制的工作量较大，也较容易出问题，编得好对提高企业管理水平作用显著。 第四层次为工作文件，都是对具体工作的指导或规定。这类文件数目最多，是最基础的文件。 第五层次为质量记录，是全公司各项质量活动的结果形成质量记录。 三、质量管理体系文件的编写总体要求 1、整体性 必须注意所有文件是一个有机整体，应注意整体，不能因为某个局部或部门的优化而破坏整体的功能。 2、层次性 各类文件的地位、作用是不同的，处于不同的层次上。每类文件除了重视各层次间的衔接我，主要是解决本层次的问题。比如，质量手册是处于最高层次的纲领性文件，不涉及纯技术性的细节；工作文件则是最基础的操作性文件，要求对各项作业给予尽可能详细的指导，而不需要原则性、概括性的阐述。 3、系统性 质量管理体系文件应根据一个公司实际质量管理体系的系统特征，各要素之间相互作用、相互依赖关系来描述该质量管理体系和规范各项质量活动。要充分考虑文件本身及相互之间的内在联系，各要素、各程序、各活动之间均应有序衔接，相辅相成，不能相互脱节或相互矛盾。 4、法规性 质量管理体系文件是一个公司实施质量管理，开展质量保证活动的法规或行为准则。因此，质量管理体系文件要经过一定的批准程序，正式颁布实施。对公司内部而言，质量管理体系文件不是指导性文件，而是必须执行的指令性文件。 5、受控性 除了部分赠送给顾客或其他有关单位的质量手册外，各类质量管理体系文件均是受控的。就是各类文件的发放、修改、作废等均要履行严格的手续，保证现场使用的都是现行有效的文件。这一点非常重要，如果文件控制不严格，那么文件化的质量管理体系很容易流于形式，导致失败。 四、编写质量管理体系文件的指导思想 1、质量第一、顾客至上的思想 质量第一、顾客至上，不是空洞的口号，应成为公司服务的宗旨。质量管理体系文件中应处处体现这一思想，通过质量手册、工作程序、作业指导