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资料归档的实施细则 目的 规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，为集团管理积累资料。 适用范围 适用于集团及子公司涉及经营活动的档案管理。 术语/定义 归档 归档是指各部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 职责及义务描述 法务合约部 负责集团所有档案的统筹管理，负责集团档案资料的统一收集归档、保存、查阅借阅、销毁等管理，对各部门档案管理工作进行监督和指导。 各部门 负责部门档案资料管理工作，认真细致地做好本部门档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 基本原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 整理应区分不同价值，便于保管和利用。 符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 关键程序描述及操作细则 资料归档范围 集团战略发展、生产经营、集团管理及工程建设活动中具有查考利用价值的文件，集团、各部门决定性的会议文件，集团、各部门离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励文件，与有关单位签订的合同、协议书，对外的正式发文与有关单位来往的文书等。 工程档案归档程序： 移交方确认该工程已竣工验收→项目组依据《房屋工程档案归档内容及排序表》自行整理，列出清单（含电子档），含工程大事记及备忘录、纪要等，注明原件与复印件→移交方与法务部档案室对接，移送到档案室→根据清单现场清点、移交档案→确认无误，接收方和以交房在工程档案接收证明单上签字，一式两份，双方各一份→如有遗失，移交方需处遗失档案情况说明，法务部档案室留存→接收完成。 归档要求： 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于包管和利用。 归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 案卷封面，应逐项按规定用黑水笔书写，字迹要工整、清晰。 集团集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，各部门保存复印件。 由集团对外签订的经济合同，应保留三份原件，法务合约部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由法务合约部保存原件。 由经办人整理后连同有关资料移交法务合约部。部门需要使用的可复印或复制的归档范围外的由各部门自行保管。 档案保管要求： 各部门设存放档案的专门场所，根据各部门保存档案数量，设置存放档案的箱柜统一保管，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 归档资料要进行登记，编制归档目录。 档案管理人员要编制档案分类目录，完善检索工具，以便于查找。 档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 库存档案必须图物相符，帐物相符。 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单永久保存。 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 凡集团工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 档案借阅措施： 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。借阅档案，必须履行登记、签收手续，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由集团领导签字批准。《借阅单》标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经部门经理同意，集团领导批准。