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第一章 总则
第一条 目的
为规范员工入职、离职过程以及档案的管理,特制定本制度。
第二条 适用范围
适用于公司总部及分子公司全体员工;分子公司参照执行。
第三条 职责与分工
1、综合管理部负责起草、修订本制度,并负责公司入职、离职过程和档案的管理组织实施以及监管工作。
2、人事档案实行专员责任制,对档案实行密级管理,由行政人事专员负责保管与整理,行政人事专员负责执行本制度,负责公司所有员工的人事档案管理工作。
第二章 入离职和档案的管理
第四条 入职
1、通知入职
(1)人事专员在给新员工下发《录用通知书》前,须对拟录用员工进行背景调查(特殊岗位除外),背景调查通过后才予以录用,否则不予以录用。
(2)综合管理部依据最终面试结果给录取员工发《录用通知书》,安排具体时间通知新员工办理入职手续及相应的入职资料。
2、入职准备
(1)员工入职准备一寸登记照片两张、居民身份证、学历(位)证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等
(2)准备个人工资卡—中信银行
(3)办公室人员:行政人事部配备工作牌、电脑、书柜等相关办公用品。
外勤人员: 部门领导为新员工分配工作区域
3、 办理入职手续
(1)新员工凭《录用通知书》,到公司办理入职手续。
(2)入职需填写《员工履历表》(附件1),并交近期一寸登记照片两张,存入员工档案。
(3)员工入职必须提供真实有效相关证件及资料,包括居民身份证、学历(位)证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等,人事专员对所有资料进行查验后扫描存档。
(4)签订劳动合同、员工手册签收单、保密协议、承诺书以及其他需要签订的相关协议
(5)人事专员对新员工进行公司规章制度告知或培训。
(6)办公室人员:在行政部领取办公用品、工牌、座位牌,录入考勤打卡指纹,带到部门,介绍给部门负责人,安排座位,开通电脑、开通OA权限、邮箱权限,加入公司QQ群。
外勤人员:在行政部领取办公用品、工牌,带到部门,介绍给部门负责人,安排座位,开通电脑、开通OA权限、邮箱权限,加入公司QQ群。
(7)新员工到岗后,人事助理及时更新公司员工电子档案,并将员工纸质档案分类存档。
入职流程:
4、新员工的管理
新员工试用期一般为三个月,特殊岗位试用期最长可达六个月,但不超过六个月。
第五条 离职
1、离职
员工在劳动合同期内辞职,须提前30天提出申请(试用期员工提前3天),经主管领导批准后,在OA中填写《离职申请表》(附件2),到离职规定日期在前台领取《离职交接单》(附件3)、《工作交接表》(附件4),并按以下规定办理完毕工作交接后方可离职。
(1)与部门的工作交接及物资归还
a.已经完成的工作事项及相关资料等;
b.未完成的工作事项说明;
c.部门领用的办公用品等。
(2)与产品及技术服务部的交接
(3)与总裁办的交接手续
(4)与行政人事部的交接手续
a.领用的办公物资,如电脑、移动硬盘、U盘等;
b.领用的档案文件、公章、图书等;
c.领用的工牌、工服、名片、钥匙等;
d.OA系统、企业邮箱注销,公司QQ群、微信群退群
e.薪资、社保、公积金的结算。
(5)与市场营销部的交接
(6)与财务部借款的清算
离职流程:
2、解除劳动关系
员工在劳动合同期满,综合管理部提前30天以书面或邮件通知合同将到期员工,员工收到通知后5天内将是否续签劳动合同的意愿以书面或邮件告知综合管理部。如员工不愿意续签订劳动合同,即双方可以解除劳动合同,在工作交接完后,公司与员工办理离职手续。
3、自动离职
有下列情形之一者属自动离职或视为自动离职,因自动离职给公司造成损失,应承担赔偿责任:
(1)未经申请离职者;
(2)未经同意,在书面申请辞职30天(或3天)内自行离开公司者;
(3)连续旷工达三日者或年累计旷工五天者;
(4)未依离职规定办妥离职交接手续而自行离开公司者;
员工未办理完毕离职交接手续离职的,主管负责人应在第一时间通知综合管理部、财务部相关人员。否则,由此给公司造成的损失,主管经理负有连带责任。另按照《员工手册》规定,予以辞退处理,并于当月在公司内部发布处罚通告。
4、辞退
因公司业务转向、紧缩等原因而产生的人力富余,或因员工个人表现不佳经调整岗位仍不能胜任者,公司予以辞退,依法给与经济补偿。公司辞退员工,遵照《劳动合同法》、公司《员工手册》及有关规定执行,由综合管理部填写《离职交接单》,手续按离职程序办理。
第六条 人事档案的管理
1、档案管理要求
(1)企业须由专门的档案柜存放纸质档案,电子档案同步更新,并由专门的人员负责管理,分子公司可依此执行,劳动合同解除或终止后,用人单位应至少保存二年备查。
(2)正式员工的档案使用档案袋存放,统一采用黄褐色牛皮
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