建设工程文件档 案资料管理.pptVIP

第四章 建设工程文件档案资料管理 第一节 建设工程文件和档案资料概述 （一）建设工程文件（construction project document）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 （1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件； （2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据； (3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。 (4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。 (5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。 一、建设工程文件归档 是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。 归档范围的基本原则是：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 幅面及图框尺寸 立卷的方法为：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。  文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （二） 卷内文件的排列 * * 第一节 建设工程文件档案资料管理 第二节 建设工程文件档案资料的归档与组卷第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类 第四节 建设工程监理文件档案资料管理 学习目标： 熟练掌握建设工程文件档案资料管理的基本概念 熟悉参建各方的档案资料编制质量要求与组卷方法 熟练掌握建设工程档案资料的验收、移交基本程序和了解建设工程档案资料分类 熟悉建设工程监理的文件档案管理方法和分类 熟练掌握建设工程监理规范规定的建设工程报表体系和建设工程文件归档整理规范规定的建设工程文件归档要求 一、建设工程文件和档案资料的概念 监理文件（project management document）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件； 施工文件（constructing document）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件； 竣工图（as build drawing）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样； 竣工验收文件（handing over document）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 （二）建设工程档案（project archive）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。 建设工程文件档案资料是由建设工程文件和档案组成的，是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。 资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。  （三）档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。 文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点： （1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）按照一