第12章制作工资表.pptVIP

第12章 制作工资表 本章中将使用Excel 2007制作某公司员工的工资表。通过本实例读者可以详细了解Excel 2007的公式、工作薄保护、工作表打印等相关知识。本章主要内容包括工作表样式的应用、利用公式进行工资计算、使用宏完成重复工作、对工资表进行保护、使用IRM设置权限、通过宏进行打印前设置等。通过本章的学习，用户可以具体握Excel 2007公式的使用方法、数据安全性设置、IRM信息权限管理技术的使用等，使用户对数据处理和数据安全性保护有全面的掌握。 12.1 案例分析 每到月末都是劳资人员的工作忙碌期，最主要的任务就是计算员工工资，即制作员工工资表。一般员工的工资都由多个部分组成，如基本工资、奖金、津贴，然后需要扣除各种费用，例如缺勤扣费、保险、养老金、住房公积金及个人所得税等。具体的实发金额根据公司和工作性质的不同而略有差异，但最基本的原则就是全部应得收入扣除各种费用得出员工的实发金额（即实际拿到的金额），本实例中制作的工资表最终效果如图12.1所示。 12.2 知识点热身 本实例用到的知识点主要有公式的应用、宏的使用、文档的保护、IRM信息权限管理技术等。为方便后面的制作，首先对这些功能做一些简要介绍。 12.2.1 公式概述 公式是Excel处理数据的基本方法，也是Excel的灵魂和核心功能，是其处理数据的基础。一般公式由一系列数据、运算符等组成，可以进行加、减、乘、除数学运算和其他逻辑、文本、引用运算，可以有效满足绝大多数日常工作遇到的数据处理要求。 公式的运算按照运算符进行。常用的Excel运算符可以分为以下四类。 算术运算符：适合各种数学运算（如加、减、乘、除四则运算），常用的算术运算符如图12.2所示。 比较运算符：主要用来对两个表达式进行比较，进而得出逻辑结果：TRUE或FALSE。常用的比较运算符如图12.3所示。 文本运算符：可以连接两个及以上个文本字符串，使其成为同一个文本字符串，如图12.4所示。 引用运算符：可以使用以下引用运算符对单元格区域进行合并计算，如图12.5 所示。 12.2.2 编辑公式 如果需要对某些数据进行运算，则可以使用公式。与其他内容一样，Excel可以在单元格中直接输入公式。与普通内容不同的是公式所在的单元格的最终表示方式并非公式本身，而是公式的计算结果。例如在单元格内输入“=5+3”，按下Enter键后单元格显示的是“8”而非公式字符串。 1．创建公式 2．修改公式 3．清除公式 12.2.3 审核公式 在公式的输入过程中，难免会出现一些错误。这时可以使用Excel 2007的【公式审核】功能来对公式进行自动查错，以便修改这些错误。 在Excel 2007中，如果公式不能正常输出结果，将显示一个错误值。用户可以根据错误值的类型判断出错的原因，以方便解决问题。通常错误值前都有一个“#”符号，各种错误值的列表如图12.14所示。 12.2.4 函数分类 对于一些常用的公式或不易编辑的公式，Excel以函数的形式提供给用户。在使用时只要进行简单的参数设置即可完成一系列复杂的运算，节省了用户复杂的公式编辑时间，也大大降低了普通用户使用公式的门槛。 Excel 2007内置的函数分为财务函数、逻辑函数、文本函数、日期和时间函数、数学和三角函数、统计函数、工程函数、多维数据集函数、信息函数等9类。 12.2.5 工作表的保护 对于一些较为重要的文档，有时需要限制其他用户修改或访问。例如本实例中的员工工资表在交由财务处时会希望不被其他人修改，而作为商业秘密则需要对其他普通员工保密，即限制访问。Excel 2007的保护工作表和保护工作薄功能可以很好地完成这一要求。 Excel 2007提供了多层安全和保护，用于控制哪些用户可以访问和更改Excel数据。要保护工作簿中的数据，请执行下列操作： 为获得最佳安全性，应使用密码保护整个工作簿文件，从而只允许授权用户查看或修改数据。Excel密码最多可有255个字母、数字、空格和符号。在设置和输入密码时，必须键入正确的大小写字母。设置密码后需牢记密码，否则将无法使用工作薄文件。 密码保护有下两种方式：限制可以打开和使用工作簿数据的用户，以及要求提供密码才能查看或保存对工作簿的更改。 工作簿级别的密码安全使用高级加密来帮助保护工作簿免受未授权的访问。在保存工作簿时，可以设置一个密码。用户可以指定两种不同的、用户必须键入才能执行下列操作的密码： 打开和查看工作簿此密码是加密的，可使数据免受未授权的访问。 修改工作簿此密码未加密，它仅仅表示授予特定用户编辑工作簿数据和保存对文件所做更改的权限。 12.2.6 IRM信息权限管理技术 信息权限管理（IRM）允许个人和管理员指定对文档、工作簿和演示文稿的访问权限，属于文件级