会议接待的计划.docxVIP

会议接待计划 　　（一）接待要则　　1.明确“以代表为本”的接待宗旨，建立“全程服务、分工明确、责任到人”的周密的服务体系，并根据与会的VIP官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。　　2.本次论坛按需配置会务接待人员（含翻译人员），并安排在 中旬进行短期培训，课目：A.接待礼仪；B.论坛背景及西博会背景；C.杭州市况及旅游指南。　　3.本次论坛报到注册于10月18日8：00—22：00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展，报到注册配置专用电脑等办公设施；同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。　　（二）条件准备　　1.代表证、工作证、下榻处市长附名欢迎卡印制；　　2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备；　　3.注册表、住宿分布表、返程登记表印制；　　4.引导牌、欢迎横幅设计、制作；　　5.论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作；　　6.医疗礼盒：风油精、万金油、创可贴；　　7.会议资料袋设计、制作；　　8.杭州指南、西博会介绍；　　辆（45-49座）大巴及相应小轿车确认，西博会专用通行证办理；　　10.游览、参观接待单位沟通、确认，游览、参观线路实地考察；　　11.住宿（含备用宾馆）确认、餐饮确认；　　12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置，论坛专用电脑及打印机、复印机等办公用品准备。　　13.机场、火车站实地了解，接待位确认，贵宾免检手续办理；　　（三）食宿安排　　1.餐饮安排　　早餐：代表所住饭店房费均包含早餐　　19—21日自助午餐：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日午餐券入场。　　19日欢迎酒会：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日晚餐券入场。　　20日晚餐：除自行安排外，凭当日晚餐券入场。　　21日欢送晚宴：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日 晚餐券入场。　　2.住宿安排　　论坛分3个酒店安排住宿：　　A.浙江世界贸易中心饭店（杭州曙光路15号，，五 星级）150个标准双　　人间；　　B.文华宾馆（文二路），110个标准双人间；　　C.洪桥宾馆（灵隐路），94个标准双人间；　　D.备案：考虑到有代表18日前到达杭州，22日后留杭要求，组委会委托“浙江　　海外”公司安排备用宾馆。　　（四）报到注册　　1.注册　　18日8：00— —22：00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌，安排专用电脑等办公设施，办理代表注册；　　18日20时起安排上客房办理代表注册。　　2.接待　　A.萧山机场　　18日由一名会务组副组长带队（配备翻译）驻守萧山机场迎候专家、代表；重要贵宾落实相应省市领导迎候；接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟，机场设立临时休息室。设置引导牌，欢迎横幅。　　B.火车站　　18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表；重要贵宾，落实相应省市领导迎候；接待处常时保证一辆接待车辆，并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌，欢迎横幅，并安排好翻译。　　C.住宿宾馆　　18日，三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记。设置欢迎横幅。　　3.接待原则　　A. 18日18时以前，专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册；　　B. 18日18时以后，与专家、代表商洽或①先注册，或②先就餐，后注册，或③先住宿，20时后上门注册；　　C. 19日后，原则上先到会务组注册。　　（四）论坛服务　　1.交通　　A.住宿在文华宾馆、洪桥 宾馆的代表每天上午7：30由专用大巴送达浙江世贸中心；　　B.晚上用餐后，根据参观游览项目安排用车（参见参观旅游部分）。　　2.茶休　　在会议厅处设立休息点，准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。　　3.文秘　　在世贸厅一侧设秘书间，配备有电话、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。　　4.医保　　在世贸厅毗邻处贵宾接待室，安排有有经验的医护人员，（医、护各二名）及必要急救设施，（有贵宾接待任务时，医护人员暂时移住秘书间）；落实浙江医院、杭州中医院为定点医院，确保抢救绿色通道的畅道。　　5.安保　　设立专职安保负责人，及时准确地与安全、公安部门协调好安全保工作，组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。　　（五）参观旅游　　1.有组织外出参观游览　　A. 20日晚西博会开幕式　　晚7：00在浙江世贸中心集合，由导游及安保带队集体进场；结束时，步行返回；住文华宾馆、洪桥宾馆的代表，在黄龙体育中心停车处集体乘车返回宾馆；　　B. 21日晚烟火大会。　　方案一、现场观看　　晚7：00在浙江世贸中心集体乘车送达观赏点，烟火大会结束，在指定地点乘车返回。