公文系统处理常见问题及联系事项.PPT

公文管理系統常見問題及聯繫事項 秘書室 林碧霞 系統重新安裝 簽核流程_收文部份 收文及存檔 代理人設定 稽催作業 展延申請 其他 系統重新安裝 操作公文系統不順利 – 請重灌公文系統 作法： 控制台 ? 移除或新增 ? 移除兩個檔案(web 公文製作及公文製作更新元件) 再重新進公文系統 本公文系統只支援IE9以下瀏覽器而且須32位元作業系統 簽核流程_收文部份 一般收文簽核流程為：登記桌?指定承辦人?承辦單位主管?一級主管。 (若承辦單位主管認為公文無必要傳送一級主管或校長，可免設定上呈傳送流程) 若公文內容需公告週知或轉知多位師長，請另利用e-mail傳閱，節省公文傳送時間。 須呈閱校長決行之重要公文，請主管勿先於決行欄簽章。 收文及存檔 同仁若收到非本單位應承辦公文，請退回登記桌，再由登記桌退回總收文室，請勿自行轉至其他單位。 同仁遇職務異動或離職時，請將電子公文檔案列入移交項目。作法：從公文系統上之『相關電子檔案』予以存檔。 經反映，線上簽核畫面已可另存新檔，相關步驟已公告於網頁上(秘書室公文系統訊息公告)。 代理人設定 請假時應設代理人(請假者稱為被代理人) 代理人登入後，系統自動顯示該承辦人與被代理者所有待辦訊息。因此，毋需特別傳送給代理人。 代理人須從被代理人的待辦區進入簽核。 稽催作業： 公文處理時限： 最速件1天 速件三日 普通件：不超過六日 密件：宜親送 為掌握公文處理時效，每週一將列印逾期公文清單及稽催統計表至各單位登記桌及各單位主管。 展延申請 對於即將逾期公文可申請展期並經主管同意，以免受到稽催。 其他 為減少紙張浪費，請大家盡量使用線上簽核。 如公文之附件須用印或因檔案過大無法使用線上簽核時，也請使用公文系統之創簽創稿印出紙本後上呈。 請大家秉持自我主動管理，積極掌握公文處理時效。對所經辦之公文，自簽辦日起至發文止，請負處理流程各階段查詢催辦之責。 謝謝各位 * * * * *