企业档案数字化外包质量控制探讨.docxVIP

　　摘要随着低质量的档案数字化外包成品大量涌现，许多企业档案工作者开始重视档案数字化外包的质量控制，本文通过对档案数字化外包质量控制的问题进行深入分析，提出了外包质量控制的原则和对策。 　　关键词企业；档案数字化外包；质量控制目前，国内许多企业都在以外包的方式开展档案数字化工作，并投入了大量的人力、物力和财力，但企业档案数字化外包的质量控制没有达到预期的效果，外包质量控制未达到一定的深度，暴露了很多问题，作者通过文献调研并结合两年档案数字化外包质量控制的经验，对这些问题进行归纳分析，并提出遵循的原则和相应的对策。 　　一、企业档案数字化外包质量控制存在的问题及分析1外包前档案部门质量控制规划不足首先，企业档案部门对档案数字化外包质量控制缺乏科学的规划。 　　很多企业在档案数字化外包项目启动时，并不是以替换档案原件为目的，而是为了按时完成上级交代的任务。 　　有的企业轻率地认为只要档案数字化外包出去完成任务就好，没有考虑外包成品的质量和利用，也没有对外包中可能出现的各种质量问题进行预测，忽视了对企业档案数字化外包质量控制进行科学的组织和规划。 　　其次，企业档案数字化外包质量控制的规范不健全。 　　关于档案数字化外包的规范只有国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》，可作为指导企业档案部门在档案数字化外包中加强对档案信息安全管理的依据。 　　而在档案数字化加工的规范较为充分，覆盖了业务规范、技术标准规范和人员管理规范等多个方面，但这些档案数字化加工规范在具体的档案数字化外包的落实中，各企业的实施标准并未统一。 　　最后，参与外包的企业档案人员质量控制职责不清晰。 　　在确定进行档案数字化外包并获得企业部门领导审批后，企业应该建立档案数字化外包专项小组。 　　有些企业虽然成立了外包专项小组，但是没有清晰的制定相关规范，以明确各人的分工和职责，导致企业档案数字化外包过程中的问题无法解决和追责的现象。 　　2外包中档案数字化加工质量控制不到位企业档案部门对外包中档案数字化加工的质量控制不是很到位。 　　虽然企业档案部门对档案数字化加工的外包进行了监督、指导，但是效果不是很明显。 　　首先，由于外包公司是独立运作、自我管理，企业档案部门很难对外包进行适当的管理，对外包成品的质量和项目进度不易做到准确的把握。 　　如果外包公司再频繁的更换加工人员，则更加影响项目的进度和档案数字化外包成品的质量。 　　其次，外包公司有时只是注重项目进度，对提出的质量问题视而不见。 　　虽然企业档案部门安排了专职人员对外包过程进行检查，但是面对档案数字化加工大量的工作，企业档案人员较少，不可能全面的对外包工作进行检查。 　　最后，外包公司有时会降低加工成本以获取更大利润，从而降低了外包成品的质量，导致在档案数字化外包中出现诸如偷工减料、扫描图像不清晰完整、识别较低、著录信息不完整、与实体档案没有正确的对应关系等各种质量问题。 　　3外包后档案数字化成品验收未得到应有的重视档案数字化成品验收是外包的最后环节，企业档案部门若忽视对这一环节的质量控制，也会使整个外包付之一炬。 　　很多企业对外包的质量控制就是最后验收，验收的约束也仅限于数字化的案卷数、录入的条目数量、数据备份等，而很少对外包成品进行有效的检查。 　　甚至，有的企业档案部门没有验收标准，对于他们来说验收就是一个接收的过程。 　　这样一来，企业档案部门不能经过验收这一重要的环节，准确的了解外包成品的质量，甚至连外包成品数量缺少都不能及时发现。 　　即使有的企业对提交的外包成品的质量进行检查，但对发现的不合格数据只是进行修改，并未将发现的问题进行汇总分析反馈给外包公司。 　　二、企业档案数字化外包质量控制的原则为了实现档案数字化外包质量的控制，其前提要有企业档案数字化外包质量控制的原则。 　　考虑到企业档案数字化外包质量控制的问题，笔者认为实施企业档案数字化外包质量控制应遵循如下原则1全程管理原则本文认为企业档案数字化外包质量控制的工作有着完整的周期，企业档案数字化外包质量控制必须遵循全程管理的原则，就是从档案数字化外包立项开始到项目验收结束整个周期进行全程管理。 　　企业档案数字化外包质量控制的全程管理也是一种过程管理，通过对外包过程质量的控制实现外包成品的控制。 　　由于企业档案数字化外包过程质量控制的可控性较强，过程控制反馈的周期较短，因此，企业档案数字化外包中的企业档案的整理、扫描、图像处理、识别、成品质检等每个环节的实施过程进行监控管理，便于及时发现质量控制的问题并及时解决，并根据质量控制的问题不断地调整外包质量控制的对策。 　　2前端控制原则在企业档案数字化外包中，把企业档案数字化加工之前的活动看成是前端，将外包公司对企业档案进行数