WI-KF-012-档案资料管理规程.docVIP

『学习改变人生·做成功物业管理人！』 文件编码：WI-KF-012 版本/版次：B/0 作业指导书 档案资料管理规程 页码/页数： PAGE 1/ NUMPAGES 5 修订日期：2004/ 1.0 目的 1.1 规范物业竣工图纸、资料，业主(住户)档案管理，确保服务质量。 2.0 适用范围 2.1 适用于本公司接管物业的业主(住户)档案管理。 3.0 职责 3.1 管理处物业接管验收小组负责物业竣工图纸、资料，设备竣工图纸、资料，智能化系统图纸、资料的接管； 3.2 客户服务部指定专人负责对物业竣工图纸、资料及业主(住户)档案的管理。 4.0 工作程序 4.1 工作流程图 流程图 责任部门 记录表格 装饰装修资料的整理 装饰装修资料的整理 整理分类、归档 物业部建立业主（住户）档案 形成电 子档案 更改、完善 入住手续及资料的整理 物业竣工图纸资料接管 住户缴费资料的整理 按管验收小组 客户服务部 客户服务部 财务 客户服务部 客户服务部 客户服务部 4.2 业主(住户)档案分类 4.2.1 住户资料 4.2.1.1 住宅业主(住户)入住资料: a)《交楼通知书》或《催交楼通知书》； b)《认购书》、《商品房买卖合同》及《业主临时公约》签署页； c)《业主资料登记卡》、照片及身份证复印件； d)《区域防火责任协议书》； e)《业主承诺书》； f)《钥匙签收确认书》； g)《收楼确认书》； h)《水、电、煤气记录表》； i)《收楼记录表》； j)《锁匙托管承诺书》 k)理公司签订的其它有关协议书。 4.2.1.2住宅装修资料 a)《装饰装修申报登记表》； b)装修申请时提供的图纸或其它资料； c)违章记录(《整改通知书》、《违章记录表》)； 4.2.1.3 住宅出租资料 a)租赁合同； b)租户身份证复印件及照片； c)租户暂住证复印件等。 4.2.1.4业主委托暂住人(非租户)资料 a)身份证复印件及照片； b)业主书面委托资料。 4.2.1.5其他资料 4.2.2对于业主资料缺项的，物业部资料管理员应查明原因并逐项补充。 4.3档案标识及存放 4.3.1 业主档案按栋号存放，每栋的档案由层、单元 低到高的顺序如101、102、……108、201、……208……等。 4.3.2 各单元档案统一用“业主资料袋”装放。 4.3.3 资料存放妥当后，管理员须填写《档案资料整理记录表》，统计业主资料的完缺情况，并依4.2.2实施处理。 4.4 图纸资料 4.4.1 物业竣工图纸、资料的接管按《物业接管工作规程》进行。 4.4.2 图纸资料的分类及标识 4.4.2.1 小区总规划平面图、红线图、给排水总平面图、供配电总平面图、绿化总平面图等规划设计图纸及相关资料进行整理并标识。 4.4.2.2竣工图纸、资料分楼宇按建筑、结构、供配电(弱电、智能化)、给排水及绿化竣工图进行分类并标识。 4.4.2.3设备竣工图纸、资料按给排水、供配电(智能化)、电梯、消防系统及设备类型进行分类并标识。 4.4.3 图纸资料的安排专人进行保管。 4.5 档案资料借阅 4.5.1业主档案属内部保密文件，竣工图纸资料属业主公共财产，内部工作人员需借阅的，须经物业部主管批准后，物业部管理员方可借阅；外来人员借阅需具正当的理由并经管理处经理批准后，方可借阅，并填写《档案资料借阅登记表》。借阅完毕归还时管理员应核对档案资料有无缺失。 5.0 引用文件和相关表格 5.1《业主公约》 5.2《认购书》 5.3《商品房买卖合同》 5.4《前台接待服务工作规程》 (WI-KF-007) 6.0 记录 6.1《交楼通知书》 (JL/WI-KF-005/001) 6.2《催交楼通知书》 (JL/WI-KF-005/012) 6.3《业主资料登记卡》 (JL/WI-KF-005/002) 6.4《区域防火责任协议书》 (JL/WI-KF-005/003) 6.5《业主承诺书》 (JL/WI-KF-005/004) 6.6《钥匙签收确认书》 (JL/WI-KF-005/006) 6.7《收楼确认书》 (JL/WI-KF-005/007) 6.8《水、电、煤气记录表》 (JL/WI-KF-005/008) 6.9《收楼记录表》 (JL/WI-KF-005/009) 6.10《锁匙托管承诺书》 (JL/WI-KF-005/010) 6.11《装饰装修申报登记表》 (JL/WI-KF-010/001) 6.12《整改通知书》 (JL/WI-KF-010/008) 6.13《违章记录表》 (JL/WI-KF