办公室主任特训第18章：值班工作管理标准.doc

第五篇tc 第一篇 办公室日常事务处理标准 ●值班工作管理标准 ●印信管理标准 ●会务工作管理标准 ●收发通信管理标准 ●信息沟通与协调工作标准 ●调研与统计工作标准 ●宣传设计管理标准 ●接待和礼仪活动管理标准 ●外事工作管理标准 ●办公室合同管理工作标准 ●出国出境管理工作标准 第十八章 值班工作管理标准 第一节tc 第一节 值班工作概述 一、值班工作的内容和意义tc 一、值班工作的内容和意义 1.值班的定义 值班是值班人员在值班时间内处理各项公务的活动，是秘书部门的一项基本任务。 2.值班工作的特性 值班工作有两个显著的特性： (1)连续性 在各重要单位，值班工作的职责范围可宽可窄，值班人员可以轮流，但值班工作不能间断。 (2)应急性 在值班工作中，值班人员可能有时接受、传达上级的指示，可能处理内部的突发事情，要完成领导临时交办的事项，这些工作的具体内容，一般都是事先不知道的。 3.值班工作的意义 (1)值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用；起着保证上级重要指示及时传达和本单位发生的重大紧急事情及时反映，及时处理，保证工作顺利进行的作用。非工作时间和节假日，值班工作的这种作用表现得尤为明显。 (2)由于值班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值班人员是本单位的总代表。值班工作的好坏，直接反映和影响上下之间、左右之间、组织和顾客之间的关系，直接反映本单位的精神风貌。 二、值班工作的要求tc 二、值班工作的要求 值班工作总的要求是准确、严谨、及时、热情主动、保密。 1.准确 (1)要做到听话、说话准确 通常多用电话报告情况、传递信息，在接听电话中一定要把对方的话听准，特别重要的情况、领导的指示要认真听记，有条件的应进行电话录音。讲完话后要互相核对一下，确认无误后再终止通话。 (2)要文字准确 文字准确就是在写电话记录、编辑信息刊物时一定要准确，而不能凭印象和自己的理解加以扩大或缩小原报信息的范围和程度。 (3)要做到信息通达准确 信息通达准确，即该传到哪里就必须准确无误地传达到那里，不能扩大或缩小传递范围。 2.严谨 严谨是指值班人员处理各种信息和完成领导交办的任务时要多动脑筋，把事情想得周全一些。在日常工作中注意积累一些常用的资料以备领导查询，另外在说话办事中一定要注意哪些该说，哪些不该说，防止在无意中泄露秘密。 3.及时 及时是对值班工作的特定要求。就是要求值班人员传递、处理信息，办理文、电要快，一般要随接随办。同时接办几件事，要按轻重缓急顺序处理，但一般来讲应做到当日办结。当日办不完的要移交给下一班及时办理。 4.热情 值班室既是一个单位的信息中心，同时也是重要的对外窗口之一，经常要接洽外单位或本系统下级来联系工作、要通过电话进行信息的交流。因此说话和气，待人热情是十分重要的。能否做到这一点，不仅直接影响工作的质量，而且还关系到整个单位的声誉和威信。 5.要有主动性 值班人员不仅要了解本单位领导的值班人员活动情况，还要尽可能熟悉基层单位负责人的一些情况。如有紧急事情即可取得联系。值班人员还必须掌握车站、码头、公安、消防、医院、招待所等处的地址、电话号码和交通路线，一旦需要，便及时联系。值班人员还要注意礼貌待人，热情待人。 6.保密 值班室工作要注意保密。值班人员常常最先了解一些重大动态和带机密性的文件、事项。这就要求坚持保密，守口如瓶。值班日记和值班报告，无关人员不允许翻看。 三、值班工作的形式tc 三、值班工作的形式 值班工作的组织形式基本上分为三类：一般性值班、专设性值班和一般性与专设性相结合的值班。 1.一般性值班 值班室一般设在秘书部门或办公室，属于秘书长或办公厅、室主任领导。其值班人员一般都是各部门轮流，值班时间通常是在下班后的夜间和节假日。 2.专设性值班 专设性值班是一些重要机关(如军队、公安、外交、交通等)特设的，一般称为总值班室。总值班室一般设在各部门和地方各级党政司法机关的办公厅、室，归办公厅主任领导，其值班人员一般都是专职的。一般都配备科级以上领导，承担本部门昼夜、节假日的全部值班工作。其特点是具有专门机构、专职人员。 3.一般性和专设性相结合的值班 它是指在部门内设有专门的值班室，配备少量的专职人员，负责值班室的日常工作，而夜间和节假日期间的值班由各业务部门轮流承担。 四、值班工作的任务tc 四、值班工作的任务 值班工作的任务根据不同类型的值班各有侧重。一般性值班主要是上情下达、下情上报。而专设性值班工作任务则比较全面，主要有： 1.承担本部门工作 承担本部门重要动态信息的接收、传递处理工作。包括几方面的内容：一是接收上下左右通过电话、传真等手段传递的各种信息；