办公室主任特训第15章：秘书工作职责标准.doc

第十五章 秘书工作职责标准 第一节tc 第一节 秘书的工作任务 秘书工作任务繁多，大体可分类如下： 一、管理文件tc 一、管理文件 管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏，这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有详细科学的登记和分类，而且还要详细阅读文件，最好能做到烂熟于胸，起码要能及时查询。最后要善于沙里淘金，把重要的文件挑出来，供领导参阅。 二、安排活动tc 二、安排活动 安排活动有几个层次：首先是日常活动，其次是特殊活动，如开会、约谈、会见；再次是安排出差。各类安排要有张有弛，衔接合理，科学巧妙，关键要适应领导特点，目的是既能提高领导的工作效率，又能使领导有尽可能多的机会掌握各种情况，使领导劳逸结合而不致疲于奔命。 三、对外联络tc 三、对外联络 领导不可能也毋需事必躬亲。很多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与机关之间，领导与本系统内、外单位之间，都应当有广泛的联系，需要广交朋友，不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径，但更多的则需秘书作桥梁。 四、了解情况tc 四、了解情况 秘书应是领导的情况采集器。了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息，另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。 五、起草文稿tc 五、起草文稿 一般来讲，领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草，但秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲，这就是很重要的事情。形成思想后，有的比较正式的讲话，要形成文字；还有，就是领导讲完之后整理成文，或者对别人整理的东西进行加工核准，形成一个比较准确的材料。 六、参谋咨询tc 六、参谋咨询 秘书知道的事情很多，除个别绝密亲启件外，领导知道的，秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用，但要把握好分寸，不要把自己的观点强加给领导。 七、把关堵漏tc 七、把关堵漏 在工作中，领导往往抓一些大方面，小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急，领导批评人过头了，秘书就要起缓冲、安慰作用；领导讲话讲得不全或者不准确，秘书就要将其补齐、补全、补准，总之，就是要把事情做得尽可能完善。 八、处理事务tc 八、处理事务 秘书有很多事务性的事要做，比如接待客人，拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上，秘书要起管家的作用。 第二节tc 第二节 秘书的工作原则 一、准确原则tc 一、准确原则 秘书是领导的助手，秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，文秘工作是领导工作的重要组成部分，而领导工作总带全局性和广泛性，可以说，秘书工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。且不说中央和省市机关，即使作出一项决定也常常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严重后果，正是“差之毫厘，失之千里”。如果差错出在关键之处，影响就更大了。因此，文秘工作必须有认真的态度，过细的作风。准确性的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。 二、迅速原则tc 二、迅速原则 秘书工作的迅速原则是由秘书工作的特点决定的。秘书处理工作的快慢、效率的高低，往往直接影响领导工作的进展，关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不及时，丧失良机，贻误大事，甚至造成严重后果。迅速的要求是工作及时、高效，尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路，一是要作风过硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥带水；二是改变工作手段，实行办公自动化，利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情，例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。 三、求实原则tc 三、求实原则 求实是一切工作的准则，秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是，否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际情况，而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。求实的要求是：一是一，二是二，不夸大，不缩小，老老实实，实实在在；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况，夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至不惜捏造事实等。 四、保密原则tc 四、保密原则 秘书部门是机要部门。各级秘书人员，经常接触领导和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，因而即使在基层单位，秘书和秘书部门都可能掌握一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此，保密不仅是文秘工作必须遵守的准则，同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是：一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全，如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施；二是秘书人员要保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，严守纪律；切忌麻痹大意，掉以轻心，或为了炫耀而“露一手，吹几句”。 第三节tc 第三节 秘书工作的特点 一、辅助性tc 一、辅助性 “辅助性”是与“主导