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第十五章 秘书工作职责标准
第一节tc 第一节 秘书的工作任务
秘书工作任务繁多,大体可分类如下:
一、管理文件tc 一、管理文件
管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏,这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有详细科学的登记和分类,而且还要详细阅读文件,最好能做到烂熟于胸,起码要能及时查询。最后要善于沙里淘金,把重要的文件挑出来,供领导参阅。
二、安排活动tc 二、安排活动
安排活动有几个层次:首先是日常活动,其次是特殊活动,如开会、约谈、会见;再次是安排出差。各类安排要有张有弛,衔接合理,科学巧妙,关键要适应领导特点,目的是既能提高领导的工作效率,又能使领导有尽可能多的机会掌握各种情况,使领导劳逸结合而不致疲于奔命。
三、对外联络tc 三、对外联络
领导不可能也毋需事必躬亲。很多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间,领导与其他秘书人员之间,领导与机关之间,领导与本系统内、外单位之间,都应当有广泛的联系,需要广交朋友,不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径,但更多的则需秘书作桥梁。
四、了解情况tc 四、了解情况
秘书应是领导的情况采集器。了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息,另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。
五、起草文稿tc 五、起草文稿
一般来讲,领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草,但秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲,这就是很重要的事情。形成思想后,有的比较正式的讲话,要形成文字;还有,就是领导讲完之后整理成文,或者对别人整理的东西进行加工核准,形成一个比较准确的材料。
六、参谋咨询tc 六、参谋咨询
秘书知道的事情很多,除个别绝密亲启件外,领导知道的,秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用,但要把握好分寸,不要把自己的观点强加给领导。
七、把关堵漏tc 七、把关堵漏
在工作中,领导往往抓一些大方面,小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急,领导批评人过头了,秘书就要起缓冲、安慰作用;领导讲话讲得不全或者不准确,秘书就要将其补齐、补全、补准,总之,就是要把事情做得尽可能完善。
八、处理事务tc 八、处理事务
秘书有很多事务性的事要做,比如接待客人,拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上,秘书要起管家的作用。
第二节tc 第二节 秘书的工作原则
一、准确原则tc 一、准确原则
秘书是领导的助手,秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作,文秘工作是领导工作的重要组成部分,而领导工作总带全局性和广泛性,可以说,秘书工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。且不说中央和省市机关,即使作出一项决定也常常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严重后果,正是“差之毫厘,失之千里”。如果差错出在关键之处,影响就更大了。因此,文秘工作必须有认真的态度,过细的作风。准确性的要求是:办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎;切忌丢三忘四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。
二、迅速原则tc 二、迅速原则
秘书工作的迅速原则是由秘书工作的特点决定的。秘书处理工作的快慢、效率的高低,往往直接影响领导工作的进展,关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不及时,丧失良机,贻误大事,甚至造成严重后果。迅速的要求是工作及时、高效,尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路,一是要作风过硬,切忌拖拖拉拉,疲疲沓沓,松散懈怠,拖泥带水;二是改变工作手段,实行办公自动化,利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情,例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。
三、求实原则tc 三、求实原则
求实是一切工作的准则,秘书工作是为领导决策提供依据的,尤其应该实事求是,否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必须尊重客观事实,不仅不能脱离社会实际情况,而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。求实的要求是:一是一,二是二,不夸大,不缩小,老老实实,实实在在;切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况,夹杂个人情感,报喜不报忧,甚至不惜捏造事实等。
四、保密原则tc 四、保密原则
秘书部门是机要部门。各级秘书人员,经常接触领导和一些重要文件,参加一些重要会议,了解一些重要机密,因而即使在基层单位,秘书和秘书部门都可能掌握一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此,保密不仅是文秘工作必须遵守的准则,同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是:一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全,如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施;二是秘书人员要保证自己知密不泄密,做到守口如瓶、滴水不漏,提高警惕,严守纪律;切忌麻痹大意,掉以轻心,或为了炫耀而“露一手,吹几句”。
第三节tc 第三节 秘书工作的特点
一、辅助性tc 一、辅助性
“辅助性”是与“主导
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