前期物业接管的方案.docx

前期物业接管方案 前期物业接管方案 第一部分： 前期介入工作小组及工作计划 一、成立前期介入工作小组 从公司内部选派多名管理、技术人员，组成项目前期介入工作小组（以下简称项目小组），跟随项目进度开展前期介入工作，公司协调与开发商接洽。 组长：公司副总经理 组员：公司行政部经理、品质部经理、物业部经理、项目部经理、项目客服主管、工程主管、安全主管 二、物业管理接管组织机构示意图（见下图） 三、项目接管工作推进计划 四、职责 1、副总经理负责物业管理前期准备的组织工作。 2、接管小组负责前期介入移交手续的办理、物业管理合同的评审。 3、行政部负责新建管理处物资采购工作。 4、人力资源部负责人员编制确定、人员招聘和培训工作。 5、品质部负责各项规章制度及入伙资料的审核。 6、财务部负责各类收费项目及标准的核定。 7、新建管理处经理负责相关管理工作的筹备和实施。 五、前期准备工作 1、行政部前期准备工作 1.1负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。 1.2负责新建管理处员工工作服的订制。 1.3负责审核各类物资、设备工具的采购申请。 物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购臵计划的制定、询价、报批及采购工作。包括： a.办公用品：家私、各类文具等。 b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。 c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。 d.网络设备：电脑等。 e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。 f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。 g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。 1.4负责新项目入伙现场的策划、布臵及展板的设计、制作和摆放。 2、人力资源部前期准备工作 2.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。 2.2根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，保安员、保洁员提前一个月到位。 2.3负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。 3、财务部前期准备工作 3.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。 3.2负责新项目各项服务收费标准的审定。 3.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。 3.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。 3.5负责监督新建管理处的物资采购工作。 4、品质部前期准备工作 4.1负责新项目委托管理合同的评审，报副总经理签定。 4.2负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。 4.3协助管理处分类建立物业管理档案资料。 4.4负责审核各项规章制度及入伙资料。 4.5协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。 5、新建管理处经理前期准备工作 5.1负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报副总经理审核、董事长审批。 5.2负责内部管理运作相关工作： A．编制管理处组织结构、各岗位职责，报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。 B．根据物业实际情况，完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。 C．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。 5.3将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交建设单位，与《入伙通知书》一并发放业主。 5.4负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括: A. 《入伙流程》 B. 《委托银行代收款协议书》； C. 《临时管理规约》； D. 《业户手册》； E. 《前期物业管理协议书》 F. 《房屋交付验收表》； G. 《常规服务项目表》 H. 水、电、气、有线电视开户申请资料； I. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）； J. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡； K. 房间设计平面图（含水电走向）； L. 其他与业主相关资料。 M. 现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。 N. 所有“入伙资料” 的填写样本。 5.5进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配臵等准备工作是否充分。 第二部分：接管验收 接管验收的概念 接管验收是物业管理企业接管开发企业、建设单位或个人委托的房屋时,以物业主体结构安全、满足使用功能和满足管理服务要求为主要内容的接管检验，对新建房屋，接管验收是竣工验收的再验收。在完成接管验收后，整体物业连同配套的设备、设施就应该移交给物业管理企业了。 接管验收与竣工验收不同，竣工验收是建设工程完成后，由施工单位向建设单位移交物业的过程，竣工验收属于政府行为，由政府建设行政主管部门负责组成综合验收小组，对施工质量和设计质量进行全面质量