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第四章 电子文件管理要点 一、电子文件管理的现有规范 电子文件管理的现有规范 《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999） 《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月 《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T 18894—2002）2002年 《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆规章2003年7月 《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T 32-2005）2005年4月 《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T 31-2005） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009） 《电子文件管理条例》中办、国办 2009年39号文 二、电子文件管理的基本原则 1、全程管理原则 2、超前控制原则 3、统一管理原则 4、真实性、完整性和可读性保障原则 三、电子文件如何收集归档 三、电子文件如何收集归档？ （一）谁来收集归档？ 电子文件应该由文件形成单位负责收集，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。 三、电子文件如何收集归档？ （二）如何收集归档？ 1、归档时间？ 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。 ——《电子文件归档与管理规范》第7.5条 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部 ——《电子文件归档与管理规范》第3.5条 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——《电子文件归档与管理规范》第3.6条 三、电子文件如何收集归档？ （二）如何收集归档？ 2、归档载体？ 收集的电子文件存储于能够脱机保存的存储载体；归档电子文件存储到符合保管期限要求的耐久性脱机载体。 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 ——《电子文件归档与管理规范》第7．5．2．3条 目前脱机以光盘为主 三、电子文件如何收集归档？ （二）如何收集归档？ 3、归档份数？ 一式3套：一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 ——《电子文件归档与管理规范》第7．5．2．2条 归档光盘按查阅使用频度，分成普通级和频繁级。 普通级归档光盘一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。 频繁级归档光盘一式4份（或更多份），二份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。 ——《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》第7条 三、电子文件如何收集归档？ （二）如何收集归档？ 4、归档文件密级及保管期限？ 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。 ——《电子文件归档与管理规范》第7.2.4条 三、电子文件如何收集归档？ （二）如何收集归档？ 5、其他要求： （1）检测 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 ——《电子文件归档与管理规范》第7.4条 （2）解密 加密电子文件必须在解密后再归档保存 ——《电子文件归档与管理规范》第7.5.2.2条 （3）缓销毁 归档后文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年 ——《电子文件归