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北京外国语大学电子文件管理培训 北京外国语大学档案馆 电子文件基础知识 电子文件 电子档案 电子文件的“三性” 逻辑归档和物理归档 元数据 电子文件 指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。例如在计算机中形成的word文档、FoxPro形成的数据库文件、数码相机拍摄的数码相片等，只要是代码形式（数字形式）形成、存在的文件，都是电子文件。 按照信息类型可以分为 按照信息类型可以分为 利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 逻辑归档和物理归档 2.物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 第二节 电子文件管理基础 归档流程 电子文件管理原则 国家政策 电子文件管理的好处和面临的问题 电子文件归档基础知识 文件 文件 文件 文件 文件 文件 电子文件的管理原则与方法 电子文件的管理的难点 电子文件归档流程基本步骤 光盘文件目录结构 电子文件归档标准 一、字处理文件 二、图像文件 三、图形文件 四、影像文件 五、声音文件 六、多媒体文件 七、数据库文件 八、超文本文件 九、计算机程序 十、数据文件 小节 电子文件存储载体 1.接收方便、归档及时齐全 2. 面临的问题 文件的概念 电子文件与我们平时工作中形成的纸质文件一样，都是由各类内容信息组成。人们把这些文件系统分类整理后存储到磁盘上， 在准备操作计算机，建立文件之前，首先必须先学习如何管理文件。 尤其是电子文件的正确储存更需要认识电子文件的结构。 文件是存储在一定介质上的一组信息的集合。 创建文件的三要素 文件名 存放位置 类型（扩展名） 创建文件的三要素 文件名 什么是文件名？其实也很简单，文件都有自己的名字，叫文件名，用来区分不同的文件。 日常生活中的文件也是有名字的，这个好理解。说起来Windows工作界面下的文件名简直是随心所欲，比如：某某学院的2000年工作计划。文件名即可用中文直接表达，而且长度最长可达256个字符，让人看起来一目了然。 创建文件的三要素 2. 存放位置 (1)磁盘分区 创建文件的三要素 2. 存放位置 (2)文件夹 一个文件夹对应一块磁盘空间。这与我们平时整理纸质文件也挺象的，如果成百上千的文件都堆在一起，是不好找。如果能把相关的文件放在相应的文件夹子中就快多了。 而当文件夹多了之后，再把一些相关的文件夹存储在更大的文件夹中，这样管理文件是比较科学的。管理电子文件的良好习惯就是将建立的电子文件放在特别的文件夹内。如此一来，不但容易找到文件，也避免文件被无意中删掉。 创建文件的三要素 3. 类型（扩展名） 为什么所有的文件都会有一个后缀名呢？ 这是因为?DOS下规定用后缀名来区分各种不同的文件。在windows下，一般都可以看到文件的后缀名。 字处理的文件、图形图像文件、多媒体文件在计算机中形成的编码不同，因此会有不同的文件格式，这些文件格式，可以通过文件后缀名加以识别和区分。 1.瞻前顾后 2.承上启下 3.左顾右盼 一、观念意识：未重视文件管理 二、管理举措：未跨上新的平台 三、系统设计：未明确功能需求 四、教训 一、建目录 首先：在计算机存放数据的磁盘分区内建立专门的一个电子文件归档目录； 第二步：在该目录下建立归档电子文件子目录，子目录的建立可以按照该单位的归档范围建立； 第三步：在归档范围子目录下在按照平时工作建立预设工作子目录； 第四步：将平时形成的电子文件随手存入相应目录中； 第五步：工作中或年终可对这些目录根据实际情况进行调整。 二、文件著录 首先：建立一个exl文档； 第二步：按照下列著录项目进行著录； 第三步：保存后与被著录文件保存在一起； 第四步：存入根目录 三、编辑文件目录和说明文件 首先：打开Windows记事本； 第二步：按照下列要求填写目录和说明文字； 文件按行编写。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。 第三步：将该说明文件存成README.TXT； 第四步：将该文件存入根目录； 四、刻录光盘 第二步：选择要刻录的文件； 第三步：选择整盘刻录； 首先：打开刻录软件； 五、填写归档电子文件登记表 首先：在档案馆