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采购代理代理业务内部监督管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司采购代理管理,规范采购行为,提高采购
效率,根据《中华人民共和国政府采购法》、 《中华人民共和国招标
投标法》和财政部《政府采购货物和招标投标管理办法》等规定,结
合公司实际情况特制定本制度。
第二章 定义
第二条 本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、
各类企事业单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类
风险评估、风险查勘等服务。
第三章 分工
第三条 公司各业务部门、各分支机构:负责采购业务的承接和
洽谈与实施, 招标文件制作与售卖, 应标人资格审核, 组织现场评标、
开标、结果公司
第四条 公司业务管理部:负责采购代理资质申请、延续;制定
各类相关规章制度、设立各类评标规则;采购信息审核发布;建立供
应商库;建立评标专家库; 负责审核采购流程是合规; 统计采购数据,
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向监管部门报备;建立档案库,将采购代理相关资料归档。定期会同
办公室进行流程和技术审查,确保合规。
第五条 公司财务部:收取招标代理各类费用,开具发票,支付
评标专家费用。定期与业管部进行数据核对。
第六条 公司办公室:保障公司各类场地、设备正常使用。相关
文件合同用印流程审核。 定期会同业管部进行流程和技术审查, 确保
合规。
第四章 工作流程与监督职能
第七条 各业务部门、机构:采购业务实施机构为相关业务部
门,是采购委托人的寻找和对接部门,其职能:
1、与采购人确定采购预算建议数;
2 、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划,进行
采购需求登记,采购代理合同协议签订, 向业管部提出项目立项申请;
3、对采购文件进行确认,对有异议的采购文件进行调整修改;
4 、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认,发放中
标通知书,并依据中标通知书参加采购代理合同的签订;
5、对采购合同和相关文件进行备案;
6、收取代理采购资金。
第八条 业务管理部:负责对采购代理业务进行审核和批准,
其职能:
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1、拟定采购代理内部管理制度,并根据有关规定及时更新和调
整单位的采购代理工作细则;
2 、汇总并严格审核各业务部门提交的采购代理预算建议数、采
购代理计划、采购代理申请;对需求参数进行审核;
3、按照国家有关规定确定采购代理组织形式和采购代理方式;
4 、对能够公司自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理;
5、指导和督促业务部门依法订立和履行采购代理合同;
6、组织实施采购代理验收;
7、组织处理采购代理纠纷;
8、妥善保管单位采购代理业务相关资料,采购代理合同文本和
验收证明应当同时提交财务部部;
9、每季度对采购代理业务信息进行分类统计和分析,并在内部
通报;
10、与采购代理相关的其他工作。
第九条 公司财务部:在采购代理业务中的主要职能:
1、制定每个业务部门、机构每年需要完成的业务量。报总经理
室批准后,下达各业务部门执行;
2 、及时转发财政部门的有关管理规定及采购代理相关信息;
3、审核各业务部门申报采购代理的相关资料,确定资金来源;
4 、复核采购代理收取申请手续,办理相关资金收取;
5、根据采购代理部门提交的采购代理合同和验收证明,依据国
家统一的会计制度,对采购代理业务进行账务处理;
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6、每月与采购代理部门沟通和核对采购代理业务的执行和结算
情况。
第十条 各业务部门、机构、业务管理部、财务部、办公
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