高效管理电子邮件.pptVIP

--李志坚 2009.07 高效管理的电子邮件管理 面临的问题 邮件很多 不容易找到需要的邮件 不知道怎么合理归类邮件 减负！ 减少邮件数量 提高邮件质量 “同化”他人 30x5=150 150x240/60/8=75 30x5=150 150x240/60*20=12000 减少数量--少发-少收 必要？ 合适？ 目标正确？ 1 是否必要？？？？？？？ ＦＹＩ－－没时间阅读 琐碎的感谢信 多余的邮件－－反复转发 不完整的邮件－－没有一次性发出 可搜索到的信息－－也用邮件发 1 发出的邮件是否合适？？？？ 是否符合法律规定 是否职业化 是否会引起他人误解或反感 　　　　　　　　　　　　　　２４Ｈ原则 1 目标是否正确 少用“回复所有人” －－同步讨论 ＮＲＮ，ＮＴＮ 少用抄送和群发 抄送的理由： 自我显示 客气敷衍 给人难堪 以防万一 1 提高电子邮件质量 A-B-C电子邮件质量工具 Action Background Close 2 Close 结尾 Background 背景 C 下一步行动和小提示 使用带职务和联系信息的自动落款 B 清晰、简洁、相关 使用分点和数字来雕塑主体 使用清晰的黑体字来总结个段落。 Action 主题 使用简单的核心词汇 例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、”Delivery” 描述性主题节约时间 例如： Delivery：工程部开会-6/25-15:00，小会议室 EOM—在主题结尾打上EOM End of message. 2 3 信息辅导，以期持续效果 COAT 快速存档和调阅 COAT 1 Client 团队内外的客户 2 Output 团队的产品和服务 3 Team 团队 4 Admin 管理—非核心工作任务 财务部 行政部 市场部 模具部 供应商 项目A 项目B 项目C 个人信息 规章制度 报表 Butler 集团的报告所声明的那样：“企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。”类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应 该依赖于所提供的安全手段以及那些使用 web 邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。 习惯 每日清空收件箱 自动收发不要过于频繁 收到邮件即时处理 随时分门别类 如何设置邮件自动归类 1 2 如何设置邮件自动归类 3 4 5 选择要过滤的规则 6 然后定义规则 6 例如定义规则如下：