办公室流程图20110707.docVIP

PAGE PAGE 26 盛广房地产开发公司行政事务管理工作流程 行政事务管理的主要工作内容：执行行政日常事务处理；执行秘书事务管理；执行档案的归档管理；执行后勤服务保障；执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行计算机网络管理；执行合同管理；执行人力资源管理；执行上级交办事务等工作。 一、综合部具体工作流程 （一）日常事务处理 综合部的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响公司的经营活动。 择其轻重处理临时事务处理当日计划工作 择其轻重处理 临时事务处理 当日计划工作 提高服务意识 提高服务意识 保证正常工作注重时效结果 保证正常工作 注重时效结果 （二）执行秘书事务管理 秘书工作是综合部的核心工作，亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在实际操作中，要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时，牢固树立超前服务意识，有条有理的搞好各项服务工作。 督查工作重要情况通报公司重要文件公文综合性文字材料 督查工作 重要情况通报 公司重要文件公文 综合性文字材料 文书工作会务工作信息工作 文书工作 会务工作 信息工作 （三）执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制 文件、资料收集 分类整理编号 立卷归档 装订成册存放 使用.传阅控制 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。 文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来 文件资料的收发 行政审阅 上传下达 准确记录 传真往来 （四）后勤服务保障 综合部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。 员工满意提高质量收集建议加强检查拟定制度 员工满意 提高质量 收集建议 加强检查 拟定制度 反馈安抚员工 反馈 安抚员工 安全工作是公司的一项重要工作，综合部是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。 熟悉安全制度提高防范意识规划教育培训明确安全目标 熟悉安全制度 提高防范意识 规划教育培训 明确安全目标 确保整体安全组织实施检查 确保整体安全 组织实施检查 （五）执行办公用品及日常用品的采购、发放管理 月末综合部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。 部门申请主管审批请购计划单查看库存 部门申请 主管审批 请购计划单 查看库存 月末盘存物品采购 月末盘存 物品采购 出入登记检查验收 出入登记 检查验收 监督检查帐物相符定期询价议价 监督检查 帐物相符 定期询价议价 （六）执行固定资产及低值易耗品的管理 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，综合部根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。 资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物 资产分类 建立台帐清单 每月盘存 核对帐物 （七）执行各部门基础设备、设施维修管理 综合部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控