外贸订单作业流程控制管理程序.docVIP

外贸订单作业流程控制管理程序 文件编号： 制定日期： 修改日期： 总页数： 1．目的：了解客户需求，将审查合格后之客户需求转化为内部指令，保证客户需求得到及时有效的满足。 2．范围：所有公司客户及潜在客户的需求，包括对产品和服务的需求。 3．定义：无 4．职责： 4．1业务部负责客户需求的搜集、审查和确认，通过与客户及内部相关部门的沟通协调，保证客户需求得到及时有效的满足。 4．2开发部负责新开发案的可行性评估、估价、新产品开发案流程管控和样品提交等与产品开发相关的工作。 4. 3生产部负责交期评审、生产的组织实施。 4．4品检部负责产品生产全过程的质量控制。 4．5其它相关部门根据各自的职责，配合上述部门做好订单的流程管理。 5.流程： 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文件及表单 1 客户询盘 客户询盘 业务部 无 1.1一般在客户下订单之前，都会有相关的?Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 无 2 邮件的回复 邮件的回复 业务部 无 2.1因时差问题对于不同地区的客人在邮件回复的时间上有所不同，亚洲客人应在早上回复，欧州客人应在下午回复，美洲客人应在晚上回复。因此公司可能会据此时差及业务发展的状况来调整业务员的工作时间，以能更好地服务于客人。 2.2对于对方以企业邮箱联系的客人，要求必须第一时间给予及时的回复。 2.3 原则上所有业务员都要用公司的企业邮箱与客人联系，不准用其它邮箱与客人联系。 无 现有产品3 现有产品 产品研发 Y N报价取消Y可行性评估 产品研发 Y N 报价 取消 Y 可行性评估 业务部 开发部 3.1，在客户要求的时间内对产品技术、生产和成本、风险及时效等可行性作出评估。 3.2若该产品在技术、生产和成本要求等方面不可行，评估部门应及时告知业务员，业务员应及时通知客户，并与客户确定一致意见并反馈评估部门。 【估价需求及可行性评估表】 【估价单】 【报价单】 10 YN报价确认结案 Y N 报价 确认 结案 业务部 算价部 4.1首先要明白产品的价格同其所用材料的材质及订单数量有关系。因此在报价时在报价单上必需具体体现：产品的图片、产品的规格型号、选用的材质、产品尺寸、内盒外箱规格、报价的数量、包装方法及交易条件及交货时间。（要求报价单格式化，严格使用公司的报价单，不得另制其它表单）。但最终报价应以确认样品为准。 4.2对未能与客户达成一致意见之报价，进行结案处理。 【估价需求及可行性评估表】、【估价单】 制样、样品的确认及寄样 制样、样品的确认及寄样 开发部 业务部 5.1业务员根据客人的产品要求，制作样品单。客人有额外特殊要求的，需详细备注。 5.2开发部（责任人：王秀红）依据业务员打印的样品单，制作相应的样品。5.2.1常规、简单产品的胚型，请务必按照老规矩做，以避免出错。 5.2.2客人有特殊要求，或者工艺复杂的样品，请制样人务必及时与业务沟通清楚，必要时与经验丰富的专业人员沟通探讨，并考虑到批量大货时能满足质量及交期的需要，还需考虑大货生产的人工成本控制问题。 5.2.3供样必需保时、保质供客人确认。样品完成后，前后（正反面）均需拍照留底。 5.2.4新样或者客户样，前后做的要一致。如不确定，请务必跟相关人员核对清楚。 5.3根据客人要求制造的样品如果不能做，我们也要如实相告，不应欺瞒客人，当然条件许可下可努力试制，并适时告知进度。要深知企业是靠质量取胜，而不是靠低价格竞争得来的，因此，样品的品质相当关键。 5.4制样时我们要费时、耗财，同时又可体现客人诚意度。为此，对于暂末合作过要供样品的新客人原则上要付样品费且要付运费。当然，客人能付样品费，他也会思考合作可能性有多大，那样合作可能性才会有。 5.5制作完成的样品，经业务员确认后（特殊的、工艺复杂的还需公司领导及生产技术负责人确认），样品部及时安排样品的寄样。 【样品单】 11 客户沟通合同/订单N合同/订单评审 客户沟通 合同/订单 N 合同/订单评审 业务部 设计部 开发部 品检部 生产部 采购部 6.1 合同评审：如客户要求签订保密协议、制造合同、技术协议等法律文档，业务员须审核与业务相关的条款，提出需调整部分，同时将合同交总经理审核，保证公司权益得到有效维护；合同的年度评审由业务组织在每年初进行。 6.2订单评审：业务员需确认是否已建立该产品的基本资料。 6.3若合同评审不能通过，业务员需于2个工作日内将审核意见统一反馈给客户并与其进一步协商达成一致意见。 【BOM表通知单】 【订单评审表】 12 Y Y 合同条款的确立 合同条款的确立 业务部 无 7.1与客户协商、谈判，确立合同项目。包括所购产品的品名、规格、数量、颜色、价格、包装要求、交货期及其他