DCC-WP-001-文控中心文件管理程序.docVIP

东 莞 市 神 州 视 觉 科 技 有 限 公 司 程序标题 文控中心文件管理程序 程序编号 DCC-WP-001 页 数 PAGE \2 Arabic \* MERGEFORMAT 6/6 程序版本 0 生效日期 15/07/2010 东 莞 市 神 州 视 觉 科 技 有 限 公 司 程序标题 文控中心文件管理程序 程序编号 DCC-WP-001 页 数 1/6 程序版本 0 生效日期 15/07/2010 编 写人 （徐彦） 审 批 人 (易建宏) 职 级 文控文员 职 级 管理代表 生效日期 程序版本 修改摘要 15/0 0 首次发布 文件控制印章 如印章之颜色不是红色,则是不受控副本, 请参阅受控制副本 目的 确保本公司文件保持最新、最适用。 适用范围 本标准适用于神州视觉科技有限公司文控中心文件的保管、借阅、派发、回收。 定义： 无 职责： 文控文员负责文控中心文件的管理、派发、回收等 内容： 5.1文件的编写： 5. 5.1..2作业指导书、技术文件等其它文件由各相关部门人员编写。 5. 5.1.4 文件编写 5.1.5 文件有修改或需换版时，编写部门应及时通知并发送最新版至文控中心保存。 5.1.6 部门需存档编号的表格，发至文控中心编号入档，再发回表格部门使用。 5.2文件的派发 5.2.1没有盖受控印章的为正本文件，盖红色“受控” 5.2.2文件经各部门编写完成、经理审核后由文控中心打印并按该文件的《文件总表》文件持有人发放，文件持有人在《受控文件派发/回收记录 5.2.3文控中心发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准“ 5.2.4文件改版时，文件编写部门把改版文件电子档发于文控中心，文控中心派发受控副本于相关部门，回收旧版，并记录于《 5.2.5《受控文件派发/回收记录》 5.2 5.2.5。 5.2.6公司内不得用已盖“ 5.3外来文件的管理 5. 　　a)本行业强制执行的法律、法规、条例。 　　b)本公司选定执行的国家、国际行业标准。 　　c)客户或供应商等其它单位提供的有关资料。 5.3. 5.3 5.3.2.2 文控中心根据外来文件的类别整理归档，即在其封面或首页上加盖“参考”印章 5.3.2.3 借阅外来文件时须在《条例/标准/文件借阅记录》 5.4文件的存档 5.4.1 需文控中心备案的相关文件，如公司程序文件、相关管理体系、外来文件等由文控中心按《文件与资料控制程序》进行分类、编号、 5.4.2 无需文控中心备案的文件，如CE认证证书等 5.4.3所有技术图纸电子档由研发部存档，文本由研发部打印后派放文控中心保存文本原档，副本盖“ 5.5文件的保管 5.5.1 文控中心保管所有备案的正本、副本，副本派发后由各部门相关人员 5.5.2文控中心文件不得随意自行复印。如需要时，使用者应向文控中心 5.5.3所有文件的原档由文控中心保管，文控中心与文件编制部门各保存一份文件电子档，文件改版时，文控中心与文件编制部门也应保存最新版本电子档。新版正本由文控中心打印，并根据《文件总表》派发副本至各部门，回收旧版。 5.5.4文件因破损严重而影响使用时，持有者应向文控中心办理文件更换手续，回收破损文件，换发新 5.5.5文件遗失后，遗失人应申请重新领用，由文控中心核准后补发，并《受控文件派发/回收记录》 5.6文件的借阅 5. 5.6.2外来文件及公司相关文件借阅记录于《条例/标准/文件借阅记录》，图纸借阅记录于《图纸借阅记录 5.6.2 5.7技术图纸的保管、派发、借阅 5.7.1技术图纸正本文控中心保存，副本由文控中心加盖“受控”章派发于相关部门签收、记录 5.7.2 技术图纸升级后，派发最新技术图纸于相关部门，文控中心回收受控旧版并做相关派发 5.7.3文控中心将技术图纸原档保存，加盖“受控”印章副本发放至所需部门并在《文件发放记录表》上由文件持有者签收。 5.7.4 技术图纸原版只保存不得借阅，特殊情况需借阅，须在《图纸借阅记录》备注栏中 5.7.5 所有技术文件（作业指导书、配线图等）派发及文件持有人签收记录于《文件发放记录表》 5.8文件的更改 5.8.1文件需要作局部文字或数据修改时，在原版文件上修改文字或数据间划杠，并在临近适当的位置标明修改内容，并由修改者签字、注明修改日期， 5.8.2 5.8.3文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回受控旧页或受控旧版文件，并在《受控文件派发/回收记录》备注 5.9 文件的回收 5.9.1 文件更新时，文控中心回收受控旧版，并记录于《受控 5.9.2 换发新版本文件时，文件持有人若因遗失不能将受控旧版文件交还文控中心，文控人员应在《受控文件 5.