公文写作及实务-秘书实务.pptVIP

下 篇 公文写作与实务; 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写 作和处理（见图 ）。 ;二、公务文书的体式;（一）公文的结构; 发文机关标识：其作用在于表明公文的责 任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两 种形式：一是作为文头（又称版头），多采用 大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机 关的全称或规范化简称加“文件”二字构成；二 是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或 规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文 时，主办机关排列在前。; 发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索 和引用文件提供便利，同时也便于对文件进行统计 和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文 顺序号构成，如国办发 1998 28号，意为该文件系国 务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应 写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大 流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现 象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注 主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标 识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向 外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之 下、正文之上靠右的位置。; 公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三 部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间 通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用 助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内 容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。 题注的写法是在公文标题之下标注。 受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对 公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关， 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责 任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称 或统称。; 正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受 文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正 文的内容一般要求做到一文一事，正文的结构通常包 括开头、主体、结语三部分。 附件说明：可分为两类：一种是与公文正件具有 同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文 正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考 而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者 正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指 为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等， 以便查阅和保存附件，防止附件散乱、丢失。另外为 使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解 释、说明的名词术语，通常在附注中加以注解。; 成文日期 ：通常以领导人签发的日期作为公文的成 文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的 日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为 准；电报以发出日期为准。一般情况下，公文开始生效 的时间是以成文日期为准的。 公文生效标识：分为两种形式：其一是印章，指作 为机关公文权力象征的图章；其二是签署，指有权签发 公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名（或代以签 名章）。需要说明的是，多数公文是盖印表示生效；有 些是签署表示生效；有的需要盖印和签署同用；有的则 都不需要。;（二） 公文的标记 ;公文的标记;（三）公文的格式;（四）公文的文体;第二节 现代企业、公司的 新型文书与载体;一、企业文书处理工作中应注意的事项; 请示与报告混用 “请示”有两种类型，一种是“申报性”请 示，另一种是“求助性”请示。请示理由往往 有汇报的特点或在报告中带着请示事项。 ; 所以，有些秘书常将请示的理由与情况汇报的“报告”混为一体，造成文件主旨不明，如表4-5所示。 ; 通知与通报混用 通知与通报都是上级机关对下级机关的行 文，而且在传送信息、沟通情况、提出要求等 方面有相似之处，因此，常把通知与通报混用。 通知的文旨在于上级要求下级执行办理的具体 要求，而通报的文旨在于以好的、坏的典型事 例或重要情况来教育有关人员，起指导、启发 和警戒作用与沟通重要情况的作用。;（二） 行文关系不明，职权不清; 批复与复函混用 批复、复函同属于答复性文件，所以也容易 混用。事实上二者有严格的区别。批复只能用于 答复下级单位的请示事项，而复函只能用于答复 不相隶属单位的商洽和询问。如果对不相隶属单 位的要求、询问使用批复答复，那就越出自己的 职权范围，而对下级单位的请示用复函，就又放 弃了自己应有的职权。;（三）多头主送，多项请示;（四）不按业务归口原则请示或商洽工作; 造成上述这种现象的主要原因，是由于有