二、会计核算软件操作.ppt

第四章会计核算软件的操作要求 　　　本章题型：主要考核（单选、多选、判断、操作） 　第一部分 系统初始化 　一、系统管理　　（一）功能　　系统管理的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的管理和数据维护。　　1.账套管理　　账套指的是一组相互关联的数据。　　系统最多可以建立999套账。　　账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。　　2.年度账管理　　每个账套中可以存放不同年度的会计数据。　　年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。　　3.操作员及其权限管理　　设置操作员　　操作员权限分配 （二）两种身份 注册系统管理的两种身份：系统管理员（Admin）和账套主管。　　系统管理员（Admin）和账套主管的区别：　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。　　账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。 二、建立账套 （一）账套建立的过程　　建立账套只能由系统管理员身份进行。　　1.设置账套信息：　　*账套号：账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。　　账套名称：必须输入。　　账套路径：系统有默认路径，也可以修改。　　启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。　　会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定, 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。 2.设置单位信息 3.确定核算类型　　本位币代码：“人民币”的代码为RMB。　　本位币名称：用户必须输入。　　账套主管：用户必须选择输入。　　企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。　　行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。　　是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。 　4.确定分类信息　　如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。 5.确定编码方案 为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。编码方案由级次和级长两部分构成。　　科目编码方案 4-2-2-2-2　　级次（几级）：5级　　级长（每级位数）： 1级：4位（财政部规定）　　2～5级：2位（企业自定） 6.设置数据精度　　数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。 7.系统启用　　在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。 三、设置操作员及权限 （一）基本内容　　设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。　　操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。　　只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。　　操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。 （二）注意事项： 1.操作员编号必须唯一 2.操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。 3.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限 四、设置基础档案 （一）设置部门档案　　在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。（二）设置职员档案　　职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。　　提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。（三）设置客户档案　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中