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* * 公司邮件／信函收发规定 目的 及时准确地接收／邮寄公司的（电子）邮件／信函，保证业务信息交流通畅。 适用范围 本规定适用于公司员工收发的（电子）邮件／信箱。 职责 公司总经理负责接收总部发送到总经理专用信箱的电子邮件； 内勤文员负责接收／寄发公司的信函、印刷品等； * * 公司邮件／信函收发规定---收发邮件 收发信函 接收信函 公司的特快专递（EMS）、挂号信、函电等信函，一律由内勤文员签收，记录来的的时间、单号、收件人等。并定时转交收件人，时间为：11：30、14：30。 包裹单、汇款单、货运单等单据，由内勤文员通知收件人当面签收。 报刊、杂志等由内勤文员直接签收。 收发信函 各部门需外发信函、包裹时，经办人应填写邮寄单据（EMS单），清楚填写收件人姓名、电话、收件地址等。 每个工作日的9：00至17：00为寄件时间，经办人应按时将邮件送内勤文员处，逾期第二天寄出。 收发邮件 接收邮件 员工于每天上午、下午至少一次接收／处理电子邮件，在第一时间处理重要邮件，并回复处理结果；无需立即处理的邮件，应在处理完成后立即回复。 定期清理邮箱，将收到重要附件、附表，分类保存在本机的硬盘中，删除已过期、没有保存价值的邮件。 发送邮件 员工必须使用公司设置的邮箱发送邮件，使用公司的标准模板和电子签名。 发送重要邮件时，设置接收回复功能。 * * 文件管理规定 目的 规范公司文件管理，确保信息流通顺畅。 适用范围 本规定适用于公司发放的文件。 公司发布经营管理的方针政策、规章制度、人事任命、人事处罚以及公司名义对外提报的请示、报告等，均为公司文件，适用于本规定。 职责 各岗位负责拟定本业务范围内的文件； 内勤文员负责办理文件的存档，对外提报／对内发放； 公司总经理负责文件审批。 * * 文件管理规定 文件格式 公司的文件格式采用统一的格式：见附件《文件格式》 文件编号 青×字[200×]××号 顺序号 发文年号 文号：可采用公司名称的简称 文件起草 拟发文件时，由相应的业务岗位拟定文稿，交部门经理审核，公司总经理在文件上签批意见； 公司、总经理拟发的文件，由内勤文员拟稿，报总经理签批。 文件编辑 经总经理审批的文件，由文件拟稿人将文件电子稿发内勤文员，由内勤文员进行文件编辑、编号。 如文件有附件，在正文后注明附件编号和附件名称，例：公司颁发管理规定，规定可作为文件附件发放。 文件发放 对公司内部发放的文件，由内勤文员用邮件的形式发公司全体员工或指定人员。 对公司外部提报的文件，由内勤文员打印，加盖公司印章。 文件发放后，内勤文员检查文件发放结果，确认文件发放到位。 发放公司员工的文件，抽查2－3位员工邮箱确认已接收； 对外提报的文件，由报送（邮寄）人在内勤文员处签字。 文件保管 文件发放完后，内勤文员保存总经理签批的文件原件和正式文件，保存期为永久。 文件的电子版存入公司公共文件夹中的固定位置中，实施定置管理。文件名命为“2006－××号 文件名”。例如：“2006－09号关于颁发人事管理规定的通知”。 * * 合同管理规定 目的 加强合同管理，预防合同及相关资料的遗失。 适用范围 本规定适用于所有合同的管理。 本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，依法签订合同、协议。 职责 内勤文员负责洽谈、拟定公司各类采购、维护、租赁合同。 市场宣传专员负责洽谈、拟定公司广告宣传、宣传品制作合同。 人事专员负责代表公司与员工签订劳动合同。 就业专员负责签定公司就业合同。 各部门经理/总经理负责合同审核/审批。 * * 合同管理规定－－合同起草 内勤文员、市场宣传员负责洽谈和草拟合同条款。 劳动合同、就业合同使用定式合同，合同条款的变更，由人事专员、就业部经理提出。 * * 合同管理规定－－合同审批 公司市场宣传、宣传品制作合同由市场部经理审核，总经理审批。 公司采购、维护、租赁合同由总经理审批。 公司就业合同、劳动合同的条款变更，由总经理审批。 * * 合同管理规定 合同签订 公司签订合同，须办理合同审批手续，填写“合同审批单”，经总经理签字批准,盖章生效。 合同存档 合同签章生效后，由内勤文员负责保管，对合同的安全性负责。 为方便查阅，内勤文员须合同分类、编号，建立“合同登记表”存档。 合同借阅、复印 员工需借阅与本岗位相关的合同时，填写“合同借阅申请表”，经部门经理签字后方可借阅; 员工借阅与本岗位无关的合同或因特殊情况复印合同的,需经总经理签字确认,未经许可擅自复印合同者,将严肃处理 逾期未归还合同的,内勤文员应主动催要,并告知相关部门经理协助催要。 无效合同处理 无效合同指到期终止的和未到期提前终止的合同